Положение о канцелярии ФГОУ ВПО «Самарская государственная сельскохозяйственная академия»

УТВЕРЖДАЮ:

ректор ФГОУ ВПО «Самарская ГСХА»

профессор

«___»____________20___ год.

Положение о канцелярии

ФГОУ ВПО «Самарская государственная сельскохозяйственная академия»

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности канцелярии.

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности Академии.

1.3. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением Академии и подчиняется начальнику кадрово-правового управления.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой Академии и настоящим положением.

1.5. Деятельность канцелярии осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего канцелярией.

1.6. Заведующий и другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом ректора Академии в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников канцелярии регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми ректором Академии.

1.8. Канцелярию возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.9. Заведующий канцелярией:

- руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на канцелярию задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников канцелярии;

- распределяет функциональные обязанности и отдельных поручения между сотрудниками канцелярии, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения начальнику КПУ об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству Академии предложения по совершенствованию работы канцелярии, оптимизации ее структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников канцелярии;

- участвует в подборе и расстановке кадров канцелярии, вносит руководству Академии предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников канцелярии, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников канцелярии;

- осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью канцелярии в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет назначенный приказом ректором Академии другой работник.

1.11. Заведующий канцелярией или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени канцелярии по вопросам, входящим в ее компетенцию.

1.12. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями Академии, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники канцелярии несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание канцелярии утверждаются ректором Академии.

2. Задачи

2.1. Совершенствование системы делопроизводства в Академии.

2.2. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.3. Оптимизация системы документооборота в Академии.

2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений Академии по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.5. Контроль за прохождением и исполнением документов в Академии.

2.6. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности Академии и исполнительской дисциплины.

2.7. Внедрение новых методов Академии делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.8. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Академии.

2.9. Повышение уровня подготовки работников Академии в области делопроизводства.

2.10. Решение иных задач в соответствии с целями Академии.

3. Функции

3.1. Документационное обеспечение деятельности Академии.

3.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.3. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение.

3.5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в организации.

3.6. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Методическое руководство Академии делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Печать и размножение служебных документов.

3.9. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку.

3.10. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Академии.

4. Права

4.1. Канцелярия имеет право:

- получать поступающие в Академии документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителей Академии и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Академии по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству Академии;

- возвращать исполнителям на доработку оформленные с нарушением установленных правил проекты документов, давать рекомендации по устранению выявленных недостатков;

- вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства в Академии;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

- вносить предложения руководству Академии по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников канцелярии и других структурных подразделений Академии по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

5. Ответственность

5.1. Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на канцелярию функций и задач;

- организацию работы канцелярии, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в канцелярии, выполнение ее работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками канцелярии правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности канцелярии;

- готовность канцелярии к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

6. Взаимоотношения

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует со всеми подразделениями Академии:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению.

О канцелярии  

1. Общие положения канцелярии

1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 
1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство канцелярии:
1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.

2. Структура канцелярии

2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с 


(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)



2.2. В состав отдела входят 


(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация делопроизводства на предприятии.
 Ведение делопроизводства на предприятии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Формирование дел и их сдача на хранение.
Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
 Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
Выполнение копировальных и множительных работ.
Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив.
 Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.
Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.
Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
№ п/п Подразделение По вопросам
5.1 Со всеми подразделениями предприятия - ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

6. Права канцелярии

6.1. Канцелярия имеет право:
6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.
6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.
6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
6.1
6.2. Заведующий канцелярией также вправе:
6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

7. Ответственность канцелярии

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.
7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.
7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.
7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.
7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

8. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в 


(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т. д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. 
По результатам рассмотрения выносится решение: 
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), 
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается 


(заместителем генерального директора, генеральным директором и т. д.)

по представлению 


(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т. д.)






Руководитель структурного подразделения  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО: 
Начальник юридического отдела 
 
(подпись) (фамилия, инициалы)
 
00.00.2000 
 
С инструкцией ознакомлен:  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
 00.00.00 

Положение о канцелярии

1. Общие положения

1. Общие положения



1.1 Канцелярия является одним из структурных подразделений института.

1.2 Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

• действующим законодательством;

• приказом и указаниями Министерства общего и профессионального образования РФ;

• положением об институте;

• основными положениями ЕГСД;

• правилами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров о постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений;

• инструкцией по ведению делопроизводства.



2. Функции



На канцелярию возлагается:

2.1 Прием, регистрация и направление входящей, исходящей и внутренней служебной корреспонденции в соответствующие адреса.

2.2 Обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в институте в соответствии с положениями ЕГСД.

2.3. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве.



3. Обязанности



3.1.1. Принимать корреспонденцию для отправки и проверять ее наличие, составлять акты в случае повреждения корреспонденции или недостачи вложения;

3.1.2. Составлять реестры, оформлять и отправлять исходящую корреспонденцию по адресам.

3.1.3. Вести учет прохождения и обработку входящей и исходящей корреспонденции.

3.1.4. Обеспечивать своевременное рассмотрение и регистрацию входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству.

3.1.5. Осуществлять систематический контроль за своевременным исполнением документов.

3.1.6. Контролировать правильное и своевременное составление и оформление документов, формирование их в дела, рациональной организации переписки и подготовке дел к сдаче на государственное хранение.

3.1.7. Обеспечивать методическое руководство по организации ведения делопроизводства в институте.

3.1.8. Осуществлять контроль и руководство за работой архива.

3.1.9. Организовывать подготовку повышения квалификации работников делопроизводства.

3.1.10. Соблюдать правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

3.1.11.Совершенствовать организацию труда работников канцелярии, обеспечивать их инвентарем, оборудованием, средствами механизации в пределах выделенных вузом средств.

3.1.12. Соблюдать правила внутреннего распорядка.



4. Права





4.1. Канцелярия имеет право: 4.1.1. Требовать надлежащего оформления документов, предназначенных для отправки адресатам.

4.1.2. Возвращать корреспонденцию при недостаче вложений или неправильном ее оформлении.

4.1.3. Проверять качество оформления документов, не принимать от исполнителей документов, оформленных не в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства в институте.

4.1.4. Делать представление ректору института о назначении, поощрении и наложении взысканий на работников делопроизводственной службы института.

4.1.5. Проверять состояние текущего делопроизводства в отделах института.

4.1.6. Вносить на рассмотрение ректора предложения по улучшению работы канцелярии института структурных подразделений.

4.1.7. Информировать ректора о факте нарушения установленного порядка оформления документов работниками института.