Должностная инструкция начальника отдела кадров

Управление начального профессионального образования Томской области

Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»

(ОГОУ СПО «СПК»)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела кадров

ЗАТО Северск -2009

Настоящая инструкция определяет обязанности, права и ответственность начальника отдела кадров.

1 Общие положения

1.1 Начальник отдела кадров относится к административно-управленческому персоналу СПК.

1.2 Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора колледжа.

1.3 На должность начальника отдела кадров назначается лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы в кадровой службе не менее 5 лет, умеющее работать на компьютере в среде Windows (Words, Excel и др.), информационными справочными системами (Консультант, Гарант и др.)

1.4 Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору.

1.5 Начальнику отдела кадров непосредственно подчиняется специалисты по кадрам.

1.6 Начальник отдела кадров должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, касающиеся деятельности отдела, нормативные и методические материалы, определяющие порядок проведения работ в отделе; государственные стандарты о порядке оформления документов, правила подготовки документов, инструкцию по делопроизводству организации, правила орфографии и пунктуации; трудовое законодательство; структуру и штат организации, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию организации; системы и методы оценки персонала; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; Устав, Правила внутреннего распорядка, правила и нормы охраны труда, Положение об обработке и защите персональных данных, настоящую должностную инструкцию.

1.7 На время отсутствия начальника отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка), его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора колледжа. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

2 Должностные обязанности

2.1 Организует деятельность отдела кадров, руководит подчиненными работниками, распределяет между ними обязанности, дает им поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его должностные обязанности.

2.2 Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии учреждения.

2.3 Участвует в организации проведения аттестации работников учебного заведения, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий.

2.4 Осуществляет постоянную связь со службой занятости населения.

2.5 Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора учебного заведения.

2.6 Организует работу по анкетированию сотрудников и студентов.

2.7 Соблюдает режим секретности при работе с документами.

2.8 Участвует в составлении трудовых договоров, осуществляет их регистрацию и контроль за сроками их действия.

2.9 Осуществляет учет личного состава, заполняет личные карточки работников формы Т-2, составляет штатные расстановки.

2.10 Участвует в составлении штатного расписания.

2.11 Выполняет запросы о трудовом стаже работников, ранее работающих в организации.

2.12 Готовит по требованию работников справки об их трудовой деятельности.

2.13 Исчисляет все виды стажа (общего, научно-педагогического).

2.14 Заполняет раздел листков нетрудоспособности о непрерывном стаже и регистрирует их в книге регистрации больничных листков

2.15 Осуществляет прием, хранение, заполнение и выдачу трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

2.16 Осуществляет подготовку материалов для представления работников учебного заведения к поощрениям и награждениям.

2.17 Выполняет работу по ведению воинского учета и бронированию в соответствии с планом работы по воинскому учету, осуществляет постоянную связь с военкоматом.

2.18 Обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения пенсий работникам колледжа, и своевременное представление их в органы Пенсионного фонда.

2.19 Удостоверяет юридическую силу документов, выдаваемых работникам организации.

2.20 Организует работу по ведению личных дел студентов.

2.21 Ежегодно до 15 декабря составляет график отпусков работников колледжа на следующий год, осуществляет контроль за его исполнением.

2.22 Ежемесячно (до 15 числа каждого месяца) организует предоставление отчета о принятых - уволенных работниках в страховую компанию обязательного медицинского страхования.

2.23 Организует предоставление ведущему экономисту:

а) отчета о численности работников ежемесячно (до 1 числа месяца, следующего за отчетным периодом);

б) отчета о количестве принятых и уволенных сотрудников – за 1 квартал, за девять месяцев, за полугодие и за год (до 1 числа месяца, следующего за отчетным периодом);

в) штатные расстановки – поквартально.

2.24 Ежегодно организует до 01 декабря подготовку списка будущих пенсионеров (на следующий календарный год).

2.25 Организует предоставление списков работников по запросам руководителей структурных подразделений.

2.26 Ежегодно до 15 декабря организует составление списков работников, у которых в следующем году наступает юбилейная дата (по возрасту и стажу), своевременно организует подготовку Почетных грамот для юбиляров по возрасту.

2.27 Ежемесячно визирует табели учета рабочего времени работников учебного заведения.

2.28 Готовит приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, установление надбавок и доплат и др.), наложении взысканий и поощрений, по отпускам сотрудникам (предоставление, отзыв, перенос, продление отпуска и др.).

2.29 Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

2.30 Обеспечивает подготовку документов, образующихся в отделе кадров, для архивного хранения.

2.31 Ведет установленную документацию по кадрам согласно номенклатуре отдела кадров.

2.32 Сохраняет конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации.

2.33 Обеспечивает сохранность служебных документов, бланков, печатей, соблюдает правила их использования.

2.34 Соблюдает правила эксплуатации организационной техники.

2.35 Соблюдает сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства.

2.36 Придерживается установленной в организации субординации, соблюдает правила делового общения и нормы служебного этикета.

2.37 Обеспечивает сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей, поддерживает на рабочем месте чистоту и порядок, экономит тепло и электроэнергию.

2.38 Отвечает за соблюдение правил и норм по охране труда работниками отдела.

3 Права

Начальник отдела кадров имеет право:

3.1 Давать подчиненным ему сотрудникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его должностные обязанности.

3.2 Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему работниками.

3.3 Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности отдела кадров.

3.4 Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию начальника отдела кадров.

3.5 Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, относящимся к деятельности отдела.

3.6 Участвовать в подготовке коллективного договора, правил внутреннего распорядка учебного заведения.

3.7 Быть представленным к поощрению за выполненную работу, получать разовые выплаты за дополнительный объем работ сверх должностных обязанностей как по бюджету, так и по внебюджету, по приказу директора или по договорам гражданско-правового характера и согласно локальным нормативно-правовым актам.

4 Ответственность

Начальник отдела кадров несет ответственность за:

4.1 Результаты и эффективность деятельности отдела.

4.2 Необеспечение выполнения своих должностных обязанностей, а также работу подчиненных ему работников.

4.3 Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отдела.

4.4 Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора колледжа.

4.5 За состояние ТБ и противопожарных средств в кабинете, непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам.

4.6 Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками, находящимися в подчинении начальника отдела кадров.

4.7 За сохранность кадровой документации.

5 Взаимодействия

Начальник отдела кадров взаимодействует:

5.1 С руководителями структурных подразделений по вопросам подбора, приема и увольнения работников, по вопросам проверки табелей учета рабочего времени;

5.2 С канцелярией – по вопросам архивного хранения документов, составления номенклатуры дел, изготовления печатей;

5.3 С учебной частью – по вопросам взаимодействия со студентами;

5.4 С ведущим экономистом – по вопросам составления отчетности, штатного расписания, предоставления штатной расстановки;

5.5 Со спецчастью – по вопросам анкетирования студентов и сотрудников, внесения изменений в анкетные данные;

5.6 С профсоюзным комитетом – по вопросам составления графика рабочего времени, графика отпусков, увольнения работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;

5.7 Со службой материально – технического обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и прочим.

5.8 С бухгалтерией – по вопросам начисления зарплаты, предоставления отпуска, оплаты больничных листов;

5.9 С юрисконсультом – по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

5.10 В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам кадровой работы.

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт ___________

Подпись

Вед. инженер по ОТ_________

Подпись

С инструкцией ознакомлена:

___________ ____________ ______________

___________ ____________ ______________