УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
«Индустриальная»
____________
15 января 2010г.
Должностная инструкция
специалиста по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг
( регистратора) Закрытого Акционерного Общества
Торговая Фирма «Индустриальная»
1. Назначение на должность специалиста по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг ( далее именуемый регистратор) и освобождение от нее производится приказом генерального директора в соответствии с решением Совета директоров.
2. Регистратор подчиняется генеральному директору.
3. В своей деятельности регистратор руководствуется:
§ законодательством Российской Федерации о ценных бумагах, нормативными правовыми актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
§ правилами по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг;
§ уставом, внутренними документами, регулирующими деятельность «Индустриальная» (далее по тексту – «Общество»);
§ решениями Совета директоров, собраний акционеров, приказами и распоряжениями генерального директора;
§ настоящей должностной инструкцией.
4. На должность специалиста по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг (регистратора) назначается лицо, имеющее высшее, незаконченное высшее или среднее специальное образование.
5. Регистратор обязан соблюдать трудовую и личную дисциплину, поддерживать доброжелательные и конструктивные отношения с клиентами и коллегами по работе, как с подчиненными, так и с руководящим составом, способствовать развитию командного духа, справедливой оценки индивидуальных усилий и успехов сотрудников.
6. Регистратор обязан гарантировать полную конфиденциальность всей, и какой бы то ни было информации, относящейся к деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг и не использовать ее в своих интересах и интересах третьих лиц. Прямые или косвенные свидетельства о разглашении или не должном использовании информации коммерческого или личного характера клиентов и Общества, является достаточным условием для вынесения дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
7. Регистратор обязан поддерживать высокий имидж Общества во внешнем окружении на любых уровнях. Прямые или косвенные свидетельства о поведении или высказываниях принижающих имидж Общества или имидж ее сотрудников и клиентов являются достаточным условием для вынесения дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
8. Регистратор должен обладать следующими знаниями и навыками:
§ опыт практической работы с людьми;
§ знания системы действующего гражданского законодательства и законодательства Российской Федерации о ценных бумагах, нормативных правовых актов Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
9. Регистратор отвечает за организацию работы по обслуживанию зарегистрированных лиц.
10. Должностные обязанности регистратора:
§ Прием и регистрации входящих документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре.
§ Прием и регистрации запросов на предоставление информации из реестра.
§ Экспертиза входящих документов на соответствие требованиям действующего законодательства и требованиям Правил ведения реестра Общества;
§ Ведение регистрационного журнала.
§ Ведение карточек лицевого счета.
§ Соблюдение сроков проведения операций в реестре.
§ Ежедневная сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете Общества, лицевом счете Общества.
§ Учет анкет зарегистрированных лиц.
§ Сверка подписи зарегистрированных лиц с образцом подписи, находящемся в системе ведения реестра.
§ Предоставление информации из реестра, в том числе и по запросу Общества.
§ Формирование списков акционеров, имеющих право участвовать в общем собрании, по распоряжению Общества.
§ Формирование списков и ведомостей на выплату доходов по распоряжению Общества.
§ Раскрытие списка владельцев по счетам номинальных держателей к собранию по распоряжению Общества.
§ Формирование Реестра владельцев именных ценных бумаг по распоряжению Общества.
§ Выполнение начисления дивидендов по счетам владельцев ценных бумаг.
§ Формирование отчетов по различным способам выплаты дивидендов.
§ Рассылка информации из реестра клиентам.
§ Ведение учета исходящих документов.
§ Регулярная сверка данных журналов учета входящих документов и регистрационного журнала.
§ Учет выполненных или невыполненных требований клиента.
§ Оформление документов на хранение в архив.
§ Иные действия, определенные Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Общества.
11.Регистратор обязан:
осуществлять открытие лицевых счетов в порядке, предусмотренном Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг( далее Правилами);
исполнять операции по лицевым счетам в порядке и сроки, предусмотренные Правилами;
принимать передаточное распоряжение, если оно предоставлено зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги, или лицом, на лицевой счет которого должны быть зачислены ценные бумаги, или уполномоченным представителем одного из этих лиц;
осуществлять проверку полномочий лиц, подписавших документы;
осуществлять сверку подписи на распоряжениях;
предоставлять информацию из реестра;
по распоряжению эмитента или лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством Российской Федерации, предоставлять им список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
по распоряжению эмитента предоставлять ему список лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам;
информировать зарегистрированных лиц по их запросам о правах, закрепленных ценными бумагами, и о способах и порядке осуществления этих прав;
обеспечить хранение в течение сроков, установленных нормативными актами Федеральной комиссии и Правилами, документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр;
хранить информацию о зарегистрированном лице не менее 3 лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, регистратор обязан:
уведомить об этом Федеральную комиссию в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;
опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра;
принять меры к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.
11.1. Регистратор обязан отказать во внесении записей в реестр в следующих случаях:
не предоставлены все документы, необходимые для внесения записей в реестр в соответствии с Правилами;
предоставленные документы не содержат всей необходимой в соответствии с Правилами информации либо содержат информацию, не соответствующую имеющейся в документах, предоставленных регистратору в соответствии с пунктом 8.1 Правил;
операции по счету зарегистрированного лица блокированы;
в реестре отсутствует анкета зарегистрированного лица с образцом его подписи;
в реестре не содержится информация о лице, передающем ценные бумаги;
количество ценных бумаг, указанных в распоряжении или ином документе, являющимся основанием для внесения записей в реестр, превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;
12.Регистратор не имеет права:
аннулировать внесенные в реестр записи;
прекращать исполнение надлежащим образом оформленного распоряжения по требованию зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя;
отказать во внесении записей в реестр из-за ошибки, допущенной регистратором или эмитентом;
при внесении записи в реестр предъявлять требования к зарегистрированным лицам и приобретателям ценных бумаг, не предусмотренные законодательством Российской Федерации и Правилами.
13. Требования, предъявляемые регистратору к правилам внутреннего контроля и документооборота:
13.1. Регистратор обязан на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществить сверку количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.
Такая сверка также осуществляется при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.
В случае выявления в результате сверки расхождений регистратор обязан уведомить об этом эмитента, установить причины расхождения, а также принять меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.
13.2. Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к регистратору, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.
13.3. Требования к помещениям, оборудованию и программному обеспечению, используемым регистратором
В деятельности регистратора используются следующие специальные помещения:
операционный кабинет;
архив документов.
Доступ к архиву должен быть ограничен, а помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.
Доступ к компьютерному оборудованию, где хранится информация реестра, должен быть разрешен только уполномоченному на это персоналу. Помещение, в котором установлено указанное компьютерное оборудование, должно быть защищено от доступа посторонних лиц и содержаться в должном порядке с регулируемой температурой воздуха и влажностью, с установленными детекторами дыма и противопожарной сигнализацией.
Программное обеспечение, используемое регистратором для ведения реестра, должно быть сертифицировано лицом, зарегистрированным в качестве органа сертификации в Госстандарте России в соответствии с требованиями, зарегистрированными в Федеральной комиссии.
13.4. Хранение документов
Регистратор осуществляет хранение:
входящих документов, в т. ч. документов, являющихся основанием для внесения записей и изменений в реестр в течение сроков, установленных действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, но не менее 3 (трех) лет с момента их поступления;
информации о зарегистрированном лице не менее 3-х лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг;
иных документов и информации, составляющих данные реестра владельцев именных ценных бумаг.
Реестр ведется на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных - программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям, указанным в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 01.01.2001г. №27.
Регистратор обеспечивает сохранность системы документов и данных реестра путем:
использования специальных помещений с ограниченным доступом и надлежащим образом оборудованных;
применения системы мер, по предотвращению несанкционированного проникновения в помещение и (или) доступа к документам реестра неуполномоченных на то лиц, иных причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов (система мер противопожарной безопасности, сигнализации и т. п.).
14. Регистратор несет персональную ответственность:
§ За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по ведению и хранению реестра (в том числе необеспечение конфиденциальности информации реестра и предоставление недостоверных или неполных данных) в соответствии с законодательством Российской Федерации.
§ За причиненный при выполнении своих обязанностей ущерб в результате своего действия или бездействия согласно трудовому законодательству. Вред, причиненный в результате нарушения законодательства РФ, подлежит возмещению в порядке, установленном ГК РФ;
§ За нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией;
§ За несоблюдение требований законодательства Российской Федерации о ценных бумагах, нормативных правовых актов Федеральной комиссии, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, повлекших правонарушения прав и законных интересов клиентов
§ За допущение грубых нарушений в деятельности по ведению реестров именных ценных бумаг.
§ За поступление жалоб клиентов и/или зарегистрированных лиц на качество обслуживания.
§ За разглашение конфиденциальной информации согласно требованиям законодательных и нормативных актов, а также внутренних документов. Прямые или косвенные свидетельства о разглашении подобной информации могут служить достаточным условием для вынесения дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
§ За формирование при внешних контактах отрицательного имиджа Общества. Прямые или косвенные свидетельства о поведении или высказываниях, принижающих имидж предприятия, или имидж его сотрудников или клиентов, могут служить достаточным условием для вынесения дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
§ За достоверность и сроки предоставления информации.
15. Специалист по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг обладает следующими правами:
§ получение информации, связанной с исполнением им должностных обязанностей;
§ повышение квалификации путем участия в учебных семинарах.
16. Критерии качества работы специалиста по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг:
§ Знание законодательной базы.
§ Постоянное повышение квалификационного уровня.
§ Повышение качества услуг, предоставляемых зарегистрированным лицам.
§ Отсутствие обоснованных претензий со стороны клиентов, руководства и регулирующих органов к работе специалиста.
§ Оперативная обработка поступающих документов.
§ Соблюдение сроков проведения операций в реестре и выдачи информации из реестра.
§ Минимизация рисков при осуществлении деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.
§ Наличие личных перспективных и текущих планов деятельности и периодическое составление отчетов о выполнении этих планов.
§ Повышение имиджа Общества.
