4.  Назовите основные свойства кода.

5.  Какие виды кодов вам известны?

6.  Что такое денотат, концепт, имя? С каким понятием связаны эти термины?

7.  Что такое знаковая система?

8.  Назовите основные виды языков.

Задание для самостоятельной работы. Подготовить доклад на тему «Знак как символ».

Тема 6. Документирование на естественных языках

Контрольные вопросы:

1.  Назовите основные типы письма.

2.  Кем и когда создана славянская азбука?

3.  Что такое техническое документирование?

Задание для самостоятельной работы. Привести примеры использования разных типов письма в современном обществе.

Тема 7. Документирование на искусственных (формальных) языках

Контрольные вопросы:

1.  Какие искусственные языки, созданные для общения людей, вы знаете?

2.  Что такое ИПЯ?

3.  Что называют языками программирования?

4.  Назовите первый язык программирования. Когда и кем он был создан?

5.  Назовите современные языки программирования.

6.  Какие системы записи вы можете назвать?

7.  Что такое стенография?

8.  Какая система стенографии была введена в РСФСР и когда?

9.  Что такое криптография и криптоанализ?

Задание для самостоятельной работы. Подготовить доклад на тему «Алгоритмы шифрования информации»

Тема 8. Способы и средства документирования. Традиционные способы и средства

Контрольные вопросы:

1.  В чем отличие способа документирования от средства документирования?

2.  Что включает система документирования?

3.  Назовите простейшие пишущие средства.

4.  Когда и кем была изобретена перьевая ручка?

5.  Когда появилась шариковая ручка?

6.  Кем и когда была создана первая пишущая машина?

7.  Когда появились электронные пишущие машины?

Тема 9. Технотронные способы и средства документирования

Контрольные вопросы:

1.  Какие способы документирования относят к технотронным?

2.  Назовите основные средства механической записи.

3.  Что такое фотодокументирование? Назовите основные виды фотографии.

4.  Кем была создана первая система электронной цифровой фотографии?

5.  Назовите достоинства и недостатки цифровой фотографии.

6.  Когда были изобретены первые киносистемы?

7.  Что такое голография?

8.  Назовите основные средства электромагнитного документирования.

9.  Что называют электронным документированием?

10.  В чем разница между оптической и магнитооптической записью?

Задание для самостоятельной работы. Дать сравнительную характеристику голографии и фотографии, видеодокументирования и кинодокументирования, электронного и электромагнитного документирования.

Тема 10. Способы и средства копирования и размножения документов

Контрольные вопросы:

1.  Назовите основные способы копирования документов.

2.  Что такое микрофиширование?

3.  Назовите основные средства копирования.

Задание для самостоятельной работы. Подготовить доклад на тему «Изобретение книгопечатания».

Тема 11. Материальные носители документированной информации

Контрольные вопросы:

1.  В чем разница понятий «носитель информации» и «носитель документированной информации»?

2.  Назовите древнейшие материалы для письма.

3.  Что вам известно об истории изобретения бумаги? Перечислите основные свойства бумаги. Какие форматы бумаги вам известны?

4.  Назовите основные фотографические носители.

5.  Какие магнитные носители вам известны?

6.  Какие виды оптических дисков вы можете назвать?

7.  В чем специфика носителей на базе флэш-памяти?

8.  В чем суть технического и логического старения документов?

9.  Какие новейшие носители информации вы можете назвать?

Задание для самостоятельной работы. Создать хронологическую таблицу «Развитие систем документирования».

Тема 12.Свойства документированной информации

Контрольные вопросы:

1.  Перечислите основные свойства документированной информации.

2.  Каковы показатели качества социальной информации?

3.  В чем измеряется физический объем документов?

4.  В чем может быть выражен информационный объем документа?

5.  В чем разница понятий «информационная емкость» и «информативность» документа?

6.  Что такое информационная плотность?

7.  Дайте определение понятию «реквизит».

8.  Что называется формуляром? В чем разница понятий «индивидуальный формуляр», «типовой формуляр», «формуляр-образец»?

9.  Что такое юридическая сила документа? Чем она определяется?

Задания для самостоятельной работы:

1.  Подготовьте доклад на тему «Метаданные».

2.  На примерах документов, предложенных преподавателем, определите свойства документированной информации.

Тема 13. Классификации документов

Контрольные вопросы:

1.  Какова цель классификации документов?

2.  Назовите основные методы классификации.

3.  Какие виды управленческих документов вы можете назвать?

4.  Классификация по какому признаку используется в делопроизводстве и архивном деле?

5.  В чем отличие копии документа от подлинника?

Задание для самостоятельной работы. Определите виды документов (по всем известным вам признакам), предложенных преподавателем.

Тема 14. Системы документации

Контрольные вопросы:

1.  Перечислите основные функциональные системы документации в России.

2.  Что такое унифицированная система документации?

3.  Что такое классификатор документированной информации?

4.  Какие виды классификаторов вы можете назвать?

5.  Расскажите о структуре кода классификатора.

Раздел 2. Документирование управленческой деятельности

Тема 15. Правила оформления реквизитов

Контрольные вопросы:

1.  Назовите ГОСТ, который регламентирует оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

2.  На какие группы можно разделить реквизиты?

3.  Какие реквизиты отражают обработку и движение документа?

4.  В чем разница между грифом согласования и визой согласования?

5.  Что такое резолюция?

6.  Как оформляется гриф утверждения?

7.  Каким образом может оформляться дата?

8.  Какие элементы входят в реквизит «подпись»?

Тема 16. Бланки документов

Контрольные вопросы:

1.  Что называется бланком документа?

2.  Какие виды бланков вы знаете?

3.  В чем отличие угловых бланков от продольных?

4.  По каким реквизитам можно распознать бланк письма?

5.  Расскажите об особенностях применения в бланках государственного герба РФ.

6.  Как должно оформляться наименование организации?

Задания для самостоятельной работы:

1.  Подготовить общий продольный бланк организации.

2.  Подготовить угловой бланк письма организации.

3.  Подготовить продольный бланк приказа.

Тема 17. Организационные документы

Контрольные вопросы:

1.  Для чего предназначены организационные документы?

2.  Назовите основные виды организационных документов.

3.  Из каких разделов должно состоять Положение о структурном подразделении?

4.  Какова структура должностной инструкции?

5.  Что такое Регламент?

6.  Для чего составляется штатное расписание?

7.  Как составляется договор?

Задания для самостоятельной работы:

1.  Подготовить структуру и штатную численность.

2.  Подготовить штатное расписание.

3.  Подготовить договор.

Тема 18. Распорядительные документы

Контрольные вопросы:

1.  Кто имеет право издавать постановление?

2.  В чем разница между приказом и распоряжением?

3.  Какова структура приказа?

Задание для самостоятельной работы. Подготовить приказ и выписку из него.

Тема 19. Информационно-справочные документы

Контрольные вопросы:

1.  Какие документы относят к информационно-справочным?

2.  В чем специфика протокола как вида документа?

3.  Какие виды актов вы знаете?

4.  Кем могут создаваться докладные записки?

Задания для самостоятельной работы:

1.  Подготовить акт.

2.  Подготовить протокол и выписку из него.

3.  Подготовить объяснительную записку.

4.  Подготовить письмо и ответ на него.

Тема 20. Кадровые документы

Контрольные вопросы:

1.  Какие документы относят к кадровым?

2.  Расскажите о порядке оформления документов при приеме на работу.

3.  Что такое представление?

4.  Какие сведения должна содержать характеристика?

5.  Что такое резюме? В чем отличие резюме от автобиографии?

Задания для самостоятельной работы:

1.  Подготовить представление.

2.  Подготовить свое резюме.

3.  Подготовить характеристику.

Раздел 3. Документные ресурсы. Документная деятельность

Тема 21. Документные ресурсы

Контрольные вопросы:

1.  Что такое документные ресурсы?

2.  Что включает в себя документальный фонд предприятия, учреждения, организации?

3.  Что понимают под персональными документными ресурсами?

4.  Что вы понимаете под распределенными электронными ресурсами?

Задание для самостоятельной работы. Подготовить обзор Интернет-сайтов по документоведению и ДОУ.

Тема 22. Документная коммуникация

Контрольные вопросы:

1.  Дайте определение документной коммуникации.

2.  Какова структура документной коммуникации?

3.  Расскажите о характеристиках и закономерностях документных потоков.

4.  Что такое документооборот? Приведите примеры документных каналов.

5.  Что такое коммуникационный барьер?

6.  Какие коммуникационные барьеры вы знаете?

Тема 23. Виды документной деятельности

Контрольные вопросы:

1.  Назовите основные виды документной деятельности.

2.  Что понимают под обработкой документов?

3.  Как осуществляется экспертиза ценности документов?

4.  Кем осуществляется хранение документов?

5.  Что вы понимаете под управлением документацией?

6.  Какие уровни управления документацией существуют в России?

4. Примерная тематика рефератов, курсовых работ

1.  Деятельность МФД в области документоведения.

2.  Деятельность ВНИИДАД.

3.  Эволюция понятия «документ».

4.  Знаковые системы в документировании.

5.  Развитие русской письменности.

6.  Применение стенографии.

7.  Современные способы документирования.

8.  Технологии копирования документов.

9.  Современные материальные носители информации.

10.  Долговечность материальных носителей документированной информации.

11.  Свойства документированной информации.

12.  Юридическая сила документа.

13.  Роль документа в процессе управления.

14.  Классификации документов.

15.  Электронные документы в сфере управления.

16.  Системы документации.

17.  Стандартизация в сфере документации.

18.  Эволюция формуляра документа.

19.  История развития организационных документов.

20.  Документные каналы.

21.  Коммуникационные барьеры.

22.  Интернет-ресурсы документоведения.

23.  Управление документацией.

5. Примерный перечень вопросов к экзамену по всему курсу

1.  Документоведение как научная дисциплина. Место документоведения в системе наук.

2.  Понятие и происхождение документа. Функции документа. Кодирование информации.

3.  Документирование на естественных языках. Документирование на искусственных языках.

4.  Традиционные способы и средства документирования.

5.  Технотронные способы документирования: механическая запись, фотодокументирование, кинодокументирование, голография.

6.  Технотронные способы документирования: электромагнитный и электронный способы, оптическая и магнитооптическая запись.

7.  Способы и средства копирования и размножения документов.

8.  Материальные носители документированной информации.

9.  Влияние типа носителя на информационную емкость, долговечность и стоимость документа.

10.  Свойства и структура документированной информации. Классификаторы документированной информации.

11.  Юридическая сила документа.

12.  Классификации документов. Системы документации.

13.  Правила оформления реквизитов. Бланки документов.

14.  Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы. Кадровые документы. Документные ресурсы.

15.  Распределенные электронные ресурсы.

16.  Документная коммуникация. Документные каналы и коммуникационные барьеры.

17.  Производство и обработка документов. Экспертиза ценности и хранение документов.

18.  Поиск и использование документов. Управление документацией.

III. Распределение часов курса по темам и видам работ

IV. Форма итогового контроля

Экзамен

V. Учебно-методическое обеспечение курса

1. Рекомендуемая литература (основная)

1.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. . – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 18 с.

2.  Быкова, : учебник / , , ; под общ. ред. . – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

3.  Ларьков, : учеб. пособие / . – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.

2. Рекомендуемая литература (дополнительная)

1.  ГОСТ 7.60-2003. Издания. Основные виды. Термины и определения. – Взамен ГОСТ 7.60–90; введ. 2Минск: Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 20Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

2.  ГОСТ 7.83–2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. - Введ. . – Минск: Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 20с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

3.  Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон: принят Гос. Думой 8 июля 2006 г. : // Бюл. тр. и соц. законодательства РФ. – 2006. - № 9. – С. 106-114.

4.  Об электронной цифровой подписи: федер. закон: принят Гос. Думой 13 дек.2001 г.: // Рос. газ. – 2002. – 12 янв. – С. 8.

5.  Арнц, Х. Прошлое МФД // Междунар. форум по информ. и документации. – 1986. – Т.11. - № 3. – С. 14-18.

6.  Астапович, А. О. К 130-летию со дня рождения Поля Отле // Делопроизводство. – 1998. - № 1. – С. 104-106.

7.  Афанасьева, документы в документообороте и архиве организации // Секретар. дело. –2006. - № 1. – С. 26-34; № 2. – С. 40-44; № 3. – С. 26-36.

8.  Бобылева, вопросы применения электронных документов в управленческой деятельности // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на XI Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 23-25 нояб. 2004 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2005. – С. 60-68.

9.  Буканов, обеспечение управления в информационном обществе XXI века: определение «документа» в отечественных и международных стандартах и законодательстве // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 22-23 нояб. 2005 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. – С. 246-250.

10.  Варадинов, / . - 2-е изд. - СПб., 1873.

11.  Василевский, магнитной записи / . – М.: Искусство, 1989. – 287 с.

12.  Васютинская, организационных документов // Делопроизводство. – 2005. - № 4. – С. 99-104.

13.  Вельбрехт, В. Общие основания русского делопроизводства с приложениями основных его форм / В. Вельдбрехт. - СПб., 18с.

14.  Вигилев, отечественной почты. – М.: Радио и связь, 1990. – 311 с.

15.  Гельман-Виноградов, вопросы научной трактовки понятия «документ» // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на XI Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 23-25 нояб. 2004 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2005. – С. 84-87.

16.  Земсков, – было, есть и будет // Науч. и техн. б-ки. – 2006. - № 7. – С. 63-72.

17.  Зиновьева, документ: понятие, специфика и классификация // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 22-23 нояб. 2005 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. – С.186-190.

18.  Истрин, В. А. 1100 лет славянской азбуки / . – 2-е изд. – М.: Наука, 1998. – 189 с.

19.  Истрин, и развитие письма / . – М.: Наука, 1965. – 599 с.

20.  Католиков, и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) // Секретар. дело. – 2004. - № 4. – С. 18-23.

21.  Кинг, А. Прошлое и будущее МФД // Междунар. форум по информ. и документации. – 1986. – Т.11. - № 3. – С. 11-13.

22.  Кузнецова, как функция управленческого документа // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 22-23 нояб. 2005 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. – С. 182-185.

23.  Кузнецова, профессии документоведа в советский и постсоветский периоды // Делопроизводство. – 2003. – № 2. – С. 59-66.

24.  Кузнецова, документы // Секретар. дело. – 2003. - № 11. – С. 6-10.

25.  Кузнецова, и копии документов // Секретар. дело. – 2003. - № 10. – С. 6-9.

26.  Кузнецова, Т. В. С древнейших времен до XIX века: история возникновения профессии документоведа в России // Секретар. дело. – 2003. - № 1. – С. 61-66.

27.  Кузнецова, создания документов (документирования) и их развитие // Секретар. дело. – 2004. - № 8-9. – С. 31-36.

28.  Кулешов, как учебный курс и научная дисциплина // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 22-23 нояб. 2005 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. – С. 178-180.

29.  Кушнаренко, : учебник / . – Киев: Знание, 2000. - 460 с.

30.  Ларин, документы в управлении: науч.-метод. пособие / , ; ВНИИДАД. – М., 2005. – 148 с.

31.  Лукашевич, А. А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отеч. архивы. – 2004. - № 4. – С. 7-25.

32.  Митченко, стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретар. дело. – 2005. - № 2. – С. 46-49.

33.  Митченко, международного стандарта ИСО при создании системы управления документацией в организации // Секретар. дело. – 2004. - № 6. – С. 40-43.

34.  Нестерович, Ю. В. К построению теории документа: соотнесение понятий текста и реквизита документа и некоторые его практические следствия // Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч.-практ. конф. (Москва, 22-23 нояб. 2005 г.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. – С. 167-176.

35.  Отле, П. Библиотека, библиография, документация: избран. тр. пионера информатики / Поль Отле; Рос. гос. б-ка; пер. с англ. и фр. и др. - М.: ФАИР-ПРЕСС: Пашков дом, 2004. – 350 с.

36.  Плешкевич, в древнем мире // Секретар. дело. – 2003. - № 6. – С. 17-20.

37.  Плешкевич, о документе: к истории вопроса // Отеч. архивы. – 2003. - № 4. – С. 25-32.

38.  Плешкевич, проблемы формирования понятия документ в различных сферах деятельности // Науч. и техн. б-ки. – 2005. - № 7. – С. 44-49.

39.  Плешкевич, функций документа // Науч. и техн. б-ки. – 2006. - № 6. – С. 46-56.

40.  Пшенко, документации в организации // Секретар. дело. – 2004. - № 4. – С. 9-12.

41.  Пшенко, документов и обеспечение их сохранности //Секретар. дело. – 2003. - № 10. – С. 63-67.

42.  Рысков, электронного документа // Секретар. дело. – 2006. - № 1. – С. 35-42.

43.  Сквернюков, П. Ф. В мире говорящих листков / . – М.: Знание, 1990. – 189 с.

44.  Сокова, развития правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. – 2004. - № 2. – С. 4-7.

45.  Столяров, – понятие конвенциальное (в порядке дискуссии) // Делопроизводство. – 2005. - № 4. – С. 11-18.

46.  Столяров, ресурс / . – М.: Либерея, 2001. – 149 с.

47.  Столяров, носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. – 2003. - № 3. – С. 33-35.

48.  Столяров, подход к определению документа : ответ // Науч. и техн. б-ки. – 2005. - № 7. – С. 50-58.

49.  Столяров, составляющая документа // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С. 25-28.

50.  Столяров, относительности документа // Науч. и техн. б-ки. – 2006. - № 7. – С. 73-78.

51.  Танонин, документационного обеспечения управления и пути их решения // Отеч. архивы. – 2002. - № 1. – С. 36-40.

52.  Филенко, понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий // Делопроизводство. – 2006. - № 2. – С. 59-66.

53.  Чибисов, в прошлом, настоящем и будущем / , , . – М.: Наука, 1988. – 174 с.

54.  Швецова-Водка, и свойства документа в системе социальных коммуникаций // Книга: исследования и материалы. – 1994. – Сб. 69. – С. 37-57.

Автор-составитель: , к. и.н., старший преподаватель

ОПД. Ф.13 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

I. Организационно-методический раздел

1.1. Цель курса - формирование у студентов системы знаний, умений и навыков по проектированию и рациональной организации документооборота и. службы документационного обеспечения управления в организации.

1.2. Задачи курса:

-  дать представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды;

-  показать место информационно-документационного обеспечения в системе управления организацией;

-  изучить нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления;

-  дать обобщенное представление о технологиях обработки, накопления, хранения, экспертизы ценности документов в организации;

-  рассмотреть проблемы совершенствования деятельности служб ДОУ на современном этапе;

-  сформировать базовые навыки организации работы с документами на всех этапах его прохождения в организации.

1.3. Место курса в профессиональной подготовке выпускника.

Курс относится к циклу общепрофессиональных дисциплин федерального компонента государственного образовательного стандарта и формирует базовый уровень технологической культуры организации документационного обеспечения управления. Служит основой для изучения дисциплин специализации.

1.4. Требования к уровню освоения содержания курса.

Студент должен знать:

-  историю делопроизводства в России;

-  тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;

-  систему нормативно-правовых актов, регламентирующую деятельность по документированию и организации работы с документами;

-  систему и функции служб ДОУ;

-  системы хранения текущей и ретроспективной документации;

-  принципы организации информационно-справочной работы по документам учреждения;

-  критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;

-  основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы оценки их эффективности.

Студент должен уметь:

-  разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

-  выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

-  анализировать состояние ДОУ конкретной организации;

-  вести регистрацию документов;

-  формировать информационно-справочную систему по документам организации;

-  организовывать контроль за исполнением документов;

-  проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению.

II. Содержание курса

1. Разделы курса

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Раздел 3. Организация работы с отдельными комплексами документации

2. Темы и краткое содержание

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса «Организация и технология ДОУ»

Предмет и задачи курса, его место в образовательной программе подготовки специалистов-документоведов. Общие требованиями к уровню подготовки специалиста, его знаниям и умениям в области технологий ДОУ.

Документирование управленческой деятельности и документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления, выполняемая кадрами, имеющими профессиональную подготовку. Соотношение понятий «документирование», «делопроизводство, «документационное обеспечение управления». Источники для изучения курса. Законодательные акты и материалы. Руководящие документы по стандартизации. Классификаторы технико-экономической и социальной информации. Методические рекомендации в области делопроизводства и архивного дела. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Научная и учебная литература. Периодические издания. Интернет-ресурсы.

Тема 2. История делопроизводства в России

Делопроизводство периода образования и укрепления русского централизованного государства (XV-XVII вв.) Основные регламентирующие законодательные акты периода приказного делопроизводства. Центральные учреждения Русского централизованного государства (приказы) и местные учреждения (приказные избы). Организация движения документов. Регистрация документов и контроль за их исполнением. Текущее хранение документов. Технология подготовки документов. Организация хранения документов. Наличие специалистов по работе с документами.

Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в. Нормативные акты, регламентирующие организацию работы с документами в период коллежского делопроизводства - "Генеральный регламент" 1720 г., "Табель о рангах" 1722 г., "Учреждения для управления губернией" 1775 г. Система государственного управления периода XVIII - ХIХ вв. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности регистрации документов и контроль за их исполнением. Организация архивного хранения документов. Хранилище документов, понятие "архив".

Делопроизводство учреждений Российской империи ХIХ - XX вв. Основные регламентирующие нормативные акты периода исполнительного делопроизводства: "Манифест" 1802 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г. Создание системы делопроизводства, соответствующей единоличному порядку принятия решений в учреждениях (министерствах) России. Порядок рассмотрения документов в министерствах. Особенности регистрации документов и контроль за их исполнением. Организация архивного хранения документов. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях. Первые декреты советской власти о регламентации отдельных сторон документирования. Развитие научной организации управленческого труда в 1920-е гг. Создание научно-исследовательского института техники управления. Характеристика и значение проекта "Общих правил документации и документооборота".

Создание Главного архивного управления СССР и его методические разработки. Создание и внедрение Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Структура и основные положения ЕГСД. Значение ЕГСД для организации делопроизводства в учреждениях и организациях.

Издание ГОСТов на управленческие документы в 1970-80 гг. Разработка и внедрение классификаторов технико-экономической и социальной информации. Развитие теоретических и прикладных исследований в области совершенствования документационного обеспечения управления. Формирование концепции ДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Цель, назначение ГСДОУ.

Семинарское занятие. История развития делопроизводства в России.

Тема 3.Нормативно-методическая база ДОУ

Определение понятия "нормативно-методическая база ДОУ". Нормативно-правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение управления на федеральном уровне: законодательные акты в сфере документации; указы и распоряжения президента Российской Федерации; постановления и распоряжения правительства Российской Федерации; правовые акты нормативного и инструктивного характера. Государственные и международные стандарты на документацию. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Ведомственные нормативные акты. Региональные нормативно-правовые акты. Инструкции и методические документы по делопроизводству предприятий и организаций.

Семинарское занятия. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Пакет нормативно-методических материалов по ДОУ для организации.

Тема 4. Организация службы ДОУ

Современная технология и организация делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ. Функции структурных подразделений службы ДОУ. Должностной и численный состав службы ДОУ, его функциональные обязанности. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции сотрудников. Нормативная регламентация службы ДОУ. Нормирование документационных работ. Организация рабочего места и условия труда работников служб ДОУ: санитарно-гигиенические требования.

Семинарское занятие. Структура и принципы организации службы ДОУ.

Практические работы:

1.  Составление должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.

2.  Положение о службе ДОУ организации.

3.  Нормирование труда сотрудников службы ДОУ.

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Тема 5. Организация документооборота

Понятие " документооборот", его количественные и качественные характеристики. Масштаб документооборота. Структура и общая характеристика документопотоков в организации. Понятия "входящий документ", "исходящий документ", "внутренний документ".

Технологии обработки поступающих документов. Прием и первичная обработка документов, организация прохождения и порядок исполнения поступающих документов. Внутренний документооборот. Предварительное рассмотрение документов. Передача документов в подразделения. Организация движения документов между подразделениями. Культура работы с документами на рабочих местах. Порядок организации работы с отправляемыми документами. Учет объема и оптимизация документооборота.

Практические работы:

1.  Разработка оптимальных маршрутов движения документов в организации.

2.  Анализ объема документооборота.

Тема 6. Регистрация документов

Понятие "регистрация документа". Регистрация документов как составная часть технологии обработки документов. Цели регистрации документов. Основные принципы регистрации документов. Индексация документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма регистрации. Регистрационно-контрольная карточка. Компьютерные технологии регистрации документов. Информационное содержание регистрационной базы данных.

Практическая работа. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Тема 7. Информационно-справочная система по документам организации

Цели создания информационно-справочных систем в организации. Регистрация документов как основа для формирования информационно-справочного массива. Классификационные справочники. Виды картотек. Контрольно-справочные и тематические (кодификационные) картотеки, технология организации. Принципы систематизации карточек в справочных картотеках. Порядок передачи справочных картотек в архив организации.

Семинарское занятие. Организация справочно-информационного обслуживания.

Тема 8. Контроль за исполнением документов

Цель контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности. Основные задачи службы контроля. Виды и формы контроля за сроками исполнения документов. Выбор документов для постановки на контроль. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Постановка на контроль. Технология организации сроковой картотеки. Технология текущего контроля. Снятие документов с контроля. Итоговый контроль. Анализ исполнительской дисциплины.

Семинарское занятие. Организация текущего контроля за сроками исполнения документов. Формы анализа исполнительской дисциплины.

Тема 9. Номенклатура дел: методика составления и применения

Понятие "номенклатура дел". Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел (типовая, примерная, индивидуальная), их особенности, порядок использования. Требования, предъявляемые к составлению номенклатуры дел организации. Номенклатура дел подразделения и номенклатура дел организации. Регламентация требований к составлению номенклатуры дел в нормативно-методических документах. Унифицированная форма номенклатуры дел. Правила составления номенклатуры дел. Классификационная схема номенклатуры. Формулировки заголовков дел. Систематизация заголовков дел в номенклатуре. Источники определения сроков хранения дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации.

Семинарское занятие. Разработка номенклатуры дел организации. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения.

Тема 10. Организация текущего хранения документов

Понятие "формирование дел". Общие принципы формирования дел. Основные требования, предъявляемые к формированию дел в текущем делопроизводстве. Правила формирования различных категорий документов в дела. Формирование дел в организации, в ее структурных подразделениях. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

Практические работы:

1.  Частичное оформление дела.

2.  Выдача документов из дела во временное пользование.

Тема 11. Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

Понятие "экспертиза ценности документов". Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы ценности документов. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов. Основные функции Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организации. Положение об экспертной комиссии. Права и функции комиссии, организация и порядок документирования ее работы. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Описи документов. Понятие "оформление дела". Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела. Передача дел на хранение в архив. Взаимодействие службы ДОУ и архива организации. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета.

Практические работы:

1.  Экспертиза ценности документов.

2.  Технология подготовки и передачи дел на архивное хранение.

Раздел 3. Организация работы с отдельными комплексами документации

Тема 12. Работа с обращениями граждан

Виды обращений граждан в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации. Особенности технологии работы с обращениями граждан. Первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан. Формирование обращений граждан в дела.

Семинарское занятие. Регистрация и контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан.

Тема 13. Организация работы с конфиденциальными документами

Ценная информация и конфиденциальные документы. Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов. Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа. Документация, относящаяся к государственной тайне, к коммерческой тайне. Организация работы с конфиденциальными документами. Доступ персонала к конфиденциальным сведениям, документам, базам данных. Технологическая система обработки конфиденциальных документов. Использование документов и дел в текущем делопроизводстве. Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы.

Семинарское занятие. Нормативно-правовая база организации работы с конфиденциальными документами.

Тема 14. Электронный документооборот организации

Автоматизация ДОУ и технические средства офисной деятельности. Проблемы и перспективы автоматизации ДОУ. Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот». Электронный документооборот как необходимое условие деятельности современной организации. Нормативная база работы с электронными документами. Электронный офис. Функции систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Конверсия бумажных и электронных документов. Автоматизированные системы управления документами. Автоматизированные системы электронного документооборота (АСЭД). Проблемы качества и сертификации АСЭД.

Семинарское занятие. Обзор автоматизированных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке.

Тема 15. Архивное хранение документов и дел

Понятие ведомственного и государственного архивов. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Права и функции экспертно-проверочной комиссии. Подготовка и передача дел в архив организации. Комплектование государственных архивов. Требования к документам при передаче на государственное хранение. Организация хранения, учета и контроля при выдаче архивных документов во временное пользование.

Практическая работа. Знакомство с деятельностью государственного архива.

Тема 16. Локальные системы документооборота

Документационное обеспечение в бухгалтерии. Нормативные документы Министерства финансов РФ как основа организации документооборота в бухгалтерии. Первичные учетные документы. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации. Особенности обработки, учета и хранения первичных учетных бухгалтерских документов. Технологии внесения изменений в документы. Технологии работы с кадровой документацией. Состав документации кадровой службы. Особенности оформления кадровых документов. Законодательные акты и инструктивные материалы, регламентирующие оформление кадровой документации. Документирование основных процессов движения кадров. Специфика работы с трудовыми книжками. Система учета и хранения кадровых документов. Формирование и хранение личных дел сотрудников.

Семинарское занятие. Документирование движения кадров.

3. Перечень примерных контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса «Организация и технология ДОУ»

Контрольные вопросы:

1.  Каково значение и место документов в системе управления?

2.  Раскройте понятия «документирование», «делопроизводство», «документационное обеспечение управления».

3.  Какие группы источников необходимы для изучения курса?

Задание для самостоятельной работы. На основе фондов библиотеки университета и подписных каталогов Роспечати составьте список периодических изданий по проблемам ДОУ.

Тема 2. История делопроизводства в России

Контрольные вопросы:

1.  Какие этапы можно выделить в развитии делопроизводства в России?

2.  Каковы основные черты приказного делопроизводства?

3.  Почему коллежское делопроизводство считается более прогрессивным, чем приказное?

4.  Когда и почему возникло министерское делопроизводство?

5.  В чем особенности развития делопроизводства в советский период?

6.  Какие документы установили единые требования к оформлению организационно-распорядительных документов?

Задание для самостоятельной работы. Составить таблицу «Основные этапы развития системы делопроизводства в России и их отличительные особенности».

Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ

Контрольные вопросы:

1.  Перечислите основные виды нормативных документов в области ДОУ.

2.  Дайте характеристику международных и национальных стандартов по документации.

3.  Какие учреждения являются ведущими центрами, разрабатывающими нормативно-методическую базу ДОУ?

Задание для самостоятельной работы. Дать письменную характеристику сферы применения и основных положений международного стандарта ISO 15489 «Управление документами».

Тема 4. Организация службы ДОУ

Контрольные вопросы:

1.  Назовите типовые структуры служб ДОУ.

2.  Чем отличаются Табель унифицированных форм документов и Альбом форм документов, применяемых в организации?

3.  Какими документами регламентируется создание и деятельность службы ДОУ в организации?

Задание для самостоятельной работы. Изучить «Примерное положение о службе ДОУ», предлагаемое в ГС ДОУ.

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Тема 5. Организация документооборота

Контрольные вопросы:

1.  Что входит в понятие «документооборот»?

2.  Какие документопотоки составляют документооборот организации, в чем их особенности?

3.  Каковы основные требования к организации документооборота?

Задание для самостоятельной работы. Составить оперограмму движения входящих документов организации.

Тема 6. Регистрация документов

Контрольные вопросы:

1.  Какие правила лежат в основе организации регистрации документов?

2.  Какие регистрационные формы применяются в делопроизводстве?

3.  Какие преимущества и недостатки имеют используемые в настоящее время системы регистрации?

Задание для самостоятельной работы. Определить перечень данных для занесения в регистрационные формы при регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, рекомендуемых типовыми инструкциями.

Тема 7. Информационно-справочная система по документам организации

Контрольные вопросы:

1.  Каковы главные цели создания информационно-поисковых систем по документам организации?

2.  Какие принципы систематизации документов используются при создании справочных картотек?

3.  На какие две части делится справочная картотека?

Тема 8. Контроль за исполнением документов

Контрольные вопросы:

1.  Назовите цели и задачи контроля за сроками исполнения документов.

2.  Как определяются сроки исполнения документов?

3.  Кто имеет право снимать документы с контроля?

Задание для самостоятельной работы. Составить сводку итогового контроля на основе условных данных исполнения документов в организации.

Тема 9. Номенклатура дел: методика составления и применения

Контрольные вопросы:

1.  Какие функции выполняет номенклатура дел в организации?

2.  Каковы цели разработки типовой, и примерной номенклатур дел?

Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14