Дневник практиканта, практика «Документационное обеспечение управления»

министерство общего и профессионального образования свердловской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Свердловский областной педагогический колледж»

ДНЕВНИК ПРАКТИКАНТА

Практика «Документационное обеспечение управления»

Студент(-а,-ки)_____________________ Факультета_______________

_________________________Курса________________________Группы

_______________________________________________________(Ф. И.О)

специальность________________________________________________

учебный год___________________________________________________

Екатеринбург

2010

«Дневник практиканта»: дневник по практике «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение»./ сост. Устюжанинова : СОПК, 2010.

© 2010

Свердловский областной педагогический колледж, 2010

Ознакомительная практика является органической частью учебного процесса. Практика по профилю специальности проводится в государственных, негосударственных и муниципальных учреждениях, организациях и на предприятиях, имеющих службу документационного обеспечения управления, работающую на основе Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Руководство практикой в организации возлагается на одного из ведущих специалистов или руководителя службы документационного обеспечения управления. В его обязанности входит:

·  инструктаж по технике безопасности;

·  контроль за соблюдением практикантами правил внутреннего трудового распорядка

·  обеспечение выполнения студентами программы практики

·  контроль за работой практикантов

·  оценка качества выполняемой работы

Цель практики: сформировать у студентов специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» навыков анализа процесса документирования управленческой деятельности организации

Задачи практики:

1.  Изучение организации службы ДОУ

2.  Знакомство с нормативно – методическими условиями оформления документов;

3.  Овладение навыком составления и оформления организационно – распорядительных документов;

4.  Развитие навыков работы со специальной литературой;

5.  Развитие умений наблюдать, фиксировать результаты наблюдений, анализировать, обобщать, делать выводы.

Содержание работы студента на практике:

1 день – изучение структуры и основных направлений деятельности организации.

2 день - знакомство с отделом, ответственным за организацию документационного обеспечения управления, и его техническим оснащением.

3 день - анализ системы документирования управленческих процессов, используемой в данном учреждении, предприятии, организации. Номенклатура дел

4 день – изучение нормативно – методических условий оформления документации.

5 день – составление и оформление документов.

6 день – подведение итогов практики.

По итогам практики студент представляет следующие формы отчетности:

1.  Заполненный дневник по практике

2.  Документы с места прохождения практики (копии номенклатуры дел, должностных инструкций специалистов служб ДОУ, анализируемых документов)

3.  Отзыв с места прохождения практики

Студент обязан:

·  Выполнять все виды деятельности, предусмотренные программой практики.

·  Подчиняться внутреннему распорядку учреждения, требованиям администрации и руководителей практики.

·  Следить за строгим соблюдением правил техники безопасности и охраны труда.

·  Вести ежедневно тетрадь практиканта.

·  Находиться в учреждении ежедневно по 6 астрономических часов.

·  Посещать практические семинары, теоретические занятия, организованные руководителем практики.

·  Соблюдать контрольные сроки выполнения задания по программе практики, своевременно отчитываться по итогам, принимать активное участие в конференциях.

1 день. Знакомство с учреждением (организацией)

Цель: познакомиться со структурой и спецификой деятельности учреждения (организации)

Составьте характеристику учреждения (организации)

Для выполнения задания необходимо ознакомиться с документами, регламентирующими деятельность учреждения (организации) - Уставом, программой деятельности, программой развития и проч.

1. Полное название и краткая история учреждения (организации)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Сфера деятельности, миссия, направления и задачи деятельности учреждения (организации)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Составьте схему управления учреждением (организацией)

2 день. Организация делопроизводства в учреждении (организации)

Цель: познакомиться с особенностями организации делопроизводства в учреждении (организации)

1. Какие структурные подразделения занимаются документационным обеспечением управления? Каковы их функции?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Какие нормативные документы определяют порядок работы служб документационного обеспечения?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Начертите схему организационной структуры службы ДОУ, зафиксируйте подчиненность служб и структурных подразделений.

4. Каковы достоинства и недостатки существующей системы организации делопроизводства в учреждении (организации)?

5. Каков должностной и численный состав служб документационного обеспечения управления?

3 день. Анализ документирования управленческой деятельности учреждения (организации)

Цель: проанализировать особенности документирования управленческой деятельности учреждения (организации)

1. Дайте определения понятиям:

Документооборот –

Входящие документы -

Исходящие документы -

Внутренние документы -

Организационные документы:

положение –

устав –

инструкция –

правила –

Распорядительные документы

постановление –

распоряжение –

приказы –

решение –

Справочно – информационные:

письмо –

докладная записка –

справка –

акт –

2. Определите, к какой из трех систем относится делопроизводство в организации:

·  Централизованной

·  Децентрализованной

·  Смешанной

Обоснуйте свой ответ

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) входящей документации.

4. Как осуществляется обработка документов, поступающих в учреждение (организацию)?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

5. Как осуществляется обработка исполненных и отправляемых документов?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Изучите требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры:

·  виды номенклатур;

·  типы номенклатур дел (классификационные схемы);

·  правила формулирования заголовков дел;

·  источники установления сроков хранения документов;

·  правила систематизации и индексации заголовков дел;

·  правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел.

7. Проанализируйте номенклатуру дел организации

·  Соответствие примерной (типовой) номенклатуре

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

·  Соблюдение правил составления и утверждения номенклатуры дел

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

·  Структура номенклатуры дел (в соответствии с количеством структурных подразделений)

4 день. Нормативно-методические условия оформления документации

Цель: проанализировать документы учреждения (организации) на предмет соответствия нормативно-методическим условиям оформления документации.

1. Перечислите основные реквизиты документа и укажите правила их оформления

2. Проведите анализ различных видов документов на предмет соответствия нормативно-методическим условиям оформления документации. Копии анализируемых документов необходимо приложить к отчету по практике.

19.  Шатина номенклатуры дел // Секретарское дело. 2000. № 1.

Приложение 1

Примерный перечень

законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела

1.  Федеральный закон от 01.01.2001 «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).

2.  Федеральный закон от 01.01.2001 «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 01.01.2001).

3.  Федеральный закон от 01.01.2001 «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 01.01.2001).

4.  Федеральный закон от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.01.2001).

5.  Федеральный закон от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

6.  Федеральный закон от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

7.  Федеральный закон от 01.01.2001 «О персональных данных».

8.  Закон РФ -1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).

9.  Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 01.01.2001).

10.  Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 01.01.2001).

11.  Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 01.01.2001).

12.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР .

13.  Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ .

14.  Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг -33/пс.

15.  Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 01.01.2001 № 176.

16.  Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива .

17.  Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).

18.  Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).

19.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России .

20.  Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ (в ред. от 01.01.2001).

21.  Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 01.01.2001.

22.  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры .

23.  Приказ Минкультуры России «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

24.  Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ .

25.  Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива .

26.  ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ .

27.  ГОСТ Р «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 .

28.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 .

29.  ГОСТ Р ИСО 7 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 .

30.  Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

31.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

32.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 01.01.2001).

33.  Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 01.01.2001 № САЭ-3-18/297.

34.  Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России .

35.  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России .

Приложение 2

Примерный перечень

корпоративных нормативных документов

в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1. Стандарт по управлению документами, в котором описываются:

- стратегия, политика и ответственность в области управления документами;

- требования к управлению документами;

- состав нормативной базы в области управления документами;

- порядок проектирования и внедрения документных систем;

- процессы и процедуры управления документами;

- правила проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

- организация обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

▪ Общие положения.

▪ Документирование управленческой деятельности:

- состав управленческих документов;

- классификация, унификация, стандартизация управленческих документов.

▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:

- требования к бланкам документов;

- требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

- требования и правила оформления текстов служебных документов;

- правила подготовки и оформления распорядительных документов:

приказ;

распоряжение;

протокол;

решение и др. (при необходимости);

- правила подготовки и оформления организационных документов:

положение;

правила;

инструкция и др. (при необходимости);

- правила оформления информационно-справочных документов:

служебное письмо;

служебная записка и др. (при необходимости).

▪ Организация документооборота:

- порядок обработки и движения поступающих (входящих) документов;

- порядок подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

- порядок подготовки, обработки и движения внутренних документов;

- порядок работы исполнителей с документами;

- порядок регистрации документов;

- организация контроля исполнения документов;

- порядок учета объема документооборота.

▪ Организация документов в делопроизводстве:

- правила составления номенклатуры дел;

- правила формирования и оформления дел;

- порядок систематизации и организации оперативного хранения документов;

- правила подготовки документов к передаче в архив.

▪ Другие разделы, определяющие специфику компании (при необходимости).

3. Положение об архивном хранении документов, в котором описываются:

- порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведения экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

- порядок приема документов и дел в архив компании;

- правила комплектования, фондирования документов и дел;

- порядок организации научно-справочного аппарата фонда;

- порядок выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

- порядок обеспечения сохранности документов и дел;

- порядок уничтожения документов и дел;

- порядок передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах, в котором описываются:

- порядок изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

- оттиски печатей и штампов, используемых в компании.

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера, включающая:

- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

- перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

- описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

- описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера).

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребностей и специфики компании.