ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебная программа курса

Министерство образования и науки Российской Федерации

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебная программа курса

по специальности

350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Владивосток

Издательство ВГУЭС

2005

ББК **.**

Учебная программа по дисциплине «Документоведение» составлена в соответствии с требованиями государственного стандарта России. Предназначена для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Составитель: , канд. пол. наук, доцент, кафедра ГТАП.

Утверждена на заседании кафедры ГТАП г., протокол №

Рекомендована к изданию методическим советом института Права ВГУЭС г., протокол №

© Издательство Владивостокского
государственного университета
экономики и сервиса, 2005

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по­треблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобре­тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст­вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса­ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации ин­формации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса «Документоведение».

Курс «Документоведение» предназначен для студентов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Особое место данного курса в профессиональной подготовке обусловлено тем, что он входит в цикл общепрофессиональных дисциплин. Знания и навыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, необходимы для изучения курсов документоведческого цикла «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Информационное обеспечение управления», «Документная лингвистика», «Организационное проектирование».

Изучение данного курса тесно связано с такими дисциплинами, как «Современная организация государственных учреждений России», «Технические средства управления», «Вычислительная техника и программирование», «Архивоведение».

Специфика данной учебной дисциплины обусловлена тем, что учебный материал занятий рассматривается в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативными документами. Курс «Документоведение», изучающий правовую базу документирования, связан с дисциплинами: гражданское, трудовое, информационное, административное право.

Программа дисциплины «Документоведение» федерального компонента цикла общепрофессиональных дисциплин составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», на основе примерных программ, рекомендованных Учебно-методическим объединением по образованию РГГУ и утвержденных Министерством образования Российской Федерации по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» 14.03.2003 (ОПД. Ф.12 Общепрофессиональные дисциплины. Федеральный компонент).

Организационно-методические указания

Целью настоящего курса является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

-  показать взаимосвязь информации и документа;

-  проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;

-  проанализировать процесс складывания и развития формуляра документа;

-  проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

-  выявить и показать тенденции унификации и стандартизации как отдельных форм документов, так и систем документации в целом;

-  ознакомить с современными требованиями к документам;

-  привить навыки анализа документа;

-  привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом.

Курс документоведения является общепрофессиональной дисциплиной учебного плана, поэтому ставит своей задачей и изучение современных проблем документирования информации, направлений совершенствования документационного обеспечения.

Требования к знаниям и умениям в соответствии

с квалификационной характеристикой выпускника

В результате изучения курса студент должен знать:

-  документоведческую терминологию и методы;

-  нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;

-  способы и средства документирования;

-  закономерности развития документа;

-  структуру документа;

-  характеристику и состав унифицированных систем документации;

-  типовой состав систем документации учреждений любой организационно-правовой формы;

-  правила составления и оформления документов;

-  критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов;

-  порядок организации документов в комплексы.

Студент должен уметь:

-  унифицировать и проектировать формы документов;

-  составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения содержания и вида документа;

-  унифицировать тексты документов;

-  оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;

-  внедрять унифицированные формы документов;

-  определять историческую и практическую ценность документов.

Объем и сроки изучения курса

Курс «Документоведение» изучается в течение двух (3-4) семестров общим объемом 196 часов, из них 102 часа аудиторных занятий (68 часов лекций и 34 часа практических и семинарских занятий) и 94 часа самостоятельной работы.

Основные виды занятий и особенности их проведения

при изучении данного курса

Программой курса предусмотрено чтение лекций, проведение семинарских и практических занятий, выполнение курсовых работ. Научное содержание лекционного курс отражает основополагающие вопросы и проблемы документоведения, современные научные концепции, понятия, идеи. Лекции раскрывают основные проблемы по каждой теме курса «Документоведение».

Практические и семинарские занятия проводятся по темам курса, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом. При подготовке к практическим и семинарским занятиям студентам необходимо тщательно изучить рекомендованную литературу, отдельные источники законспектировать, подготовить краткий конспект устного ответа.

Освоение курса предполагает, помимо посещения лекций и семинарских, практических занятий, выполнение курсовой работы. Особое место в овладении данным курсом отводится самостоятельной работе при подготовке документации по результатам деловой игры «Организуй свое предприятие».

Виды контроля знаний студентов и их отчетности

Формами контроля усвоения студентами учебного материала являются зачет в 3 семестре и экзамен в 4 семестре. Их цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки применения полученных знаний в решении практических задач. Преподаватель систематически проверяет наличие у студентов конспектов лекций, на практическом (семинарском) занятии плана-конспекта устного ответа.

Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время семинарского или практического занятия. Формы - устный опрос, письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное тестирование.

Предусматривается написание курсовой работы. Изучение курса студентами завершается экзаменом в четвертом семестре. Обязательным условием допуска студента к экзамену является выполнение курсовой работы и представление документов по итогам деловой игры «Организуй свое предприятие».

Важным фактором при ответе является умение экзаменуемого оперировать ссылками на законодательные акты и нормативные, инструктивные, методические документы. При оценке знаний студента на экзамене по дисциплине «Документоведение» преподаватель руководствуется следующими критериями: правильность, сочетание полноты и лаконичности, логика и аргументированность ответов; ориентирование в специальной литературе; культура ответа. Таким образом, на экзамене оценивается не только содержание ответа, но и форма его изложения.

Тематический план курса «Документоведение» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практические занятия, курсовые работы, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.

Тематический план курса «Документоведение»

Содержание курса

Раздел 1. Назначение курса, источники и литература

Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения

Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с другими научными дисциплинами. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

Тема 2. Источники и литература

Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в. Письмовники. Методические разработки. Руководства по делопроизводству. Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ. Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Раздел 2. Документ, его функции и способы документирования

Тема 3. Понятия «информация» и «документ»

Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения.

Возникновение документа, его назначение. Трансформация понятия «документ». Документ – объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в государственных стандартах.

Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система.

Тема 4. Функции документов

Понятие «функция документа». Зависимость понятия «документ» от его функции. Социальная природа документа. Информационная, культурная, коммуникативная функция. Функция защиты информации.

Управленческая функция и ее значение в организации управления. Правовая функция. Функция учета. Функция документа как исторического источника.

Функции постоянно действующие и функции оперативные. Полифункциональность документа.

Тема 5. Способы документирования

Предметный и знаковый способы передачи сообщений. Понятие «способ документирования». Этапы развития способов документирования.

Начертательный способ закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Пиктографическое письмо и его особенности. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время.

Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма. Развитие графики русского письма. Стенография. Применение текстового документирования.

Техническое документирование. Основные группы технической документации. Виды технических документов. Области применения технического документирования.

Фотодокументирование. Значение фотографии как способа фиксации информации. Применение фотодокументов.

Кинодокументирование. Понятие «кинодокумент». Виды кинодокументов. Видеозапись.

Фонодокументирование. Его особенности, области применения.

Современные способы документирования с использованием новых технологий.

Тема 6. Материальные носители информации

Носители информации. Древнейшие материалы для письма. Материалы для письма в Передней Азии (клинописные таблички). Изготовление и применение папируса. Использование для письма пергамента, бересты и других материалов.

Изобретение бумаги, ее достоинства, обусловившие повсеместность ее распространения. Водяные знаки (филиграни). Средства и орудия письма и их влияние на развитие графики письма.

Материалы для технического документирования. Материалы для фотокинодокументирования. Видеограммы. Материалы для фонодокументирования. Компьютерные носители информации.

Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Раздел 3. Признаки документа

Тема 7. Оригинальность документа

Понятие оригинала, признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Оригиналы кино - и фотодокументов. Оригиналы фонодокументов. Оригиналы технических документов.

Тема 8. Подлинность документа

Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Тема 9. Копийность документа

Понятие «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Раздел 4. Структура документа

Тема 10. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Особенности формуляра документов, полученные различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино-, фото-, фоно-, техническими). Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.

Тема 11. Создание и развитие традиционной формы документа

Формуляр текстового документа XVI – XVII вв. Влияние традиций и закона на складывание формуляра документа. Специфика обозначения наименования вида документа, указание автора и составителя документа. Обозначение адресата. Особенности датировки документа. Место и характер подписей документа, «справы» и «приписи», авторская подпись. Виды печатей. Отметки на документах.

Формуляр текстового документа XVIII в. Законодательные и нормативные акты о составлении и оформлении документов. Влияние иерархии «властей и мест» на развитие видов документов. Роль законодательных актов XVIII в. унификации текста определенных видов документов. Обозначение автора и его место в формуляре документа. Заголовок к тексту, его назначение и место. Скрепа. Печати и правила пользования ими. Отметки, их виды, назначение и место в формуляре.

Формуляр текстового документа XIX – начала XX в. Регламентация законодательными актами порядка составления и оформления документов. Обозначение вида, автора документов, их место в формуляре. Появление бланка. Особенности адресования документов и оформления даты. Изменение в порядке оформления подписи различных видов документов. Проставление печатей. Характер отметок на документах. Общегосударственная унификация документов.

Тема 12. Формуляр современного управленческого документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.

Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функции управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и грифы согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документов, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции, требование к оформлению. Отметки о взятии документа на контроль об исполнении документа и др.

Тема 13. Текст документа

Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания формы документы. Формализация текста документа.

Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления.

Тема 14. Унификация текста документа

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации.

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Раздел 5. Системы документации

Тема 15. Складывание систем документации

Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации.

Историческая обусловленность формирования систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.

Тема 16. Унифицированные системы документации (УСД)

Понятие «унифицированная система документации». Новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика УСД. Государственные стандарты на УСД. Требования к построению формуляра образца. Опыт международной стандартизации документов.

Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов. Метод содержательной и формальной унификации.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов.

Раздел 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.

Организационно-правовые документы - уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Оформление унифицированной документации по личному составу.

Информационно-справочные документы – справки, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

Раздел 7. Совершенствование документационных процессов

Тема 17. Регламентация процессов документообразования

Необходимость регулирования процесса документообразования. Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Тема 18. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Раздел 8. Комплексы документов

История формирования Архивной службы России.

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Комплексы технических и кино-, фотодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Ведомственные архивы. Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.

Раздел 9. Научно-историческая и практическая ценность документа

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки документов. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Выборочная оценка документов.

Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД). Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Уникальность сооружения или конструкции. Критерии ценности кино-, фото-, фонодокументов. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Методические рекомендации

Целью методических рекомендаций по изучению дисциплины является закрепление и углубление знаний, полученных при изучении теоретического материала по дисциплине «Документоведение». Методические рекомендации призваны обеспечить эффективность самостоятельной работы студентов с литературой, на основе рациональной организации ее изучения, облегчить подготовку студентов к сдаче экзамена, сориентировать их в направлении изучения материала по поставленным вопросам, дать возможность отработать навыки составления и оформления различных видов документов как под контролем преподавателя, так и самостоятельно.

Методика преподавания дисциплины строится на сочетании лекционных и практических занятий с групповыми и индивидуальными консультациями. Практические занятия проводятся по темам дисциплины, требующим приобретения практических навыков в работе с документами.

Перед подготовкой к занятию студенты должны ознакомиться с планом практического (семинарского) занятия, а также с учебной программой по данной теме. Что поможет студенту сориентироваться при проработке вопроса и правильно составить план ответа. Следующий этап – изучение конспекта лекций, разделов учебников, ознакомление с дополнительной литературой, рекомендованной к занятию. Студенты должны готовить краткий конспект ответов на все вопросы, знать определения основных категорий.

Обширный список источников и литературы, необходимой и достаточной для подготовки к зачету, экзамену и выполнения курсовой работы, поможет сориентироваться студенту в ходе самостоятельной подготовки. Форма отчетности о результатах самостоятельной работы по дисциплине – участие в деловой игре, практических и семинарских занятиях, защита курсовой работы.

Тематика семинарских занятий

по курсу «Документоведение» и перечень вопросов, заданий

Занятие 1. Регламентация процессов документирования: законодательные акты 16-21 вв.

1.  Ознакомиться с Судебником 1550 года, выписать статьи 4,5, 28, выписать Главу 4 Соборного Уложения 1649 года.

2.  Изучить главы 2,6,13,29,30,32,33,43,44 Генерального регламента от 01.01.01 г.

3.  Ознакомиться с Учреждением для управления губерний 1775 года, определите виды переписки между учреждениями различных уровней управления.

4.  Изучить статьи 2, 5, 8, 10 ФЗ от 01.01.01 г. «Об информации, информатизации и защите информации». Выписать трактовки понятий – документ, информация, информационные ресурсы, об обязательности документирования информации.

5.  Изучить и выписать статью 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 01.01.01 г. (с изм. от 01.01.01).

6.  Ознакомиться с ФЗ от 01.01.01 г. № 1- ФЗ «Об электронно-цифровой подписи», ФЗ от 01.01.01 г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ФЗ от 01.01.01 г. № 85- ФЗ "Об участии в международном информационном обмене"

7.  Проанализировать взаимосвязь понятий «информация» и «документ» по специальной литературе (ФЗ, ГОСТы).

8.  Изучить проект ФЗ «О документационном обеспечении управленческой деятельности»

Занятие 2. Регламентация процессов документирования: нормативные, инструктивные и методические документы.

1.  Ознакомиться с Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33

2.  Сравнить ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. с ГОСТ Р 6.30-97. Выписать изменения.

3.  Изучить ГОСТы: ГОСТ 6.10.4-84. ГОСТ 6.10.5-87. ГОСТ Р .

4. Ознакомиться с общероссийскими классификаторами (ОКОГУ, ОКПО, ОКУД, ОКОНХ).

5. Изучить типовую инструкцию по делопроизводству.

Занятие 3. Документ и его функции.

1.  Каковы основные предпосылки возникновения документа? Объясните происхождение термина "документ". Когда впервые этот термин появился в России?

2.  Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?

3.  Проанализировать развитие и взаимосвязь понятий «информация» и «документ» по словарям.

4.  Какие аспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина «документ»? (Информационный, правовой, управленческий, исторический и др.)

5.  Перечислите общие и частные функции документов. Дайте характеристику основных функций документа.

6.  Определить функции следующих документов:

·  купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;

·  рапорт генерала-прокурора Сената императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы 3 февраля 1752 г.;

·  декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 01.01.01 г.;

·  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 01.01.01 г. .

7.  В чём заключается социальная природа и информационная сущность документа?

8.  Проанализируйте статьи из ФЗ «Об информации» и «О бухгалтерском учете», указывающие на обязательность документирования информации.

Занятие 4. Способы документирования.

1.  Текстовое документирование и этапы его развития.

2.  Достоинства и недостатки пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня. Приведите пример.

3.  Логограммы. Использование логограмм сегодня.

4.  Что такое стенография? Каковы области её применения?

5.  Техническое документирование. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.

6.  Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.

7.  Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись. Чем она отличается от кинодокументирования?

8.  Особенность фонодокументирования и сферы его применения.

9.  В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

Занятие 5. Традиционная форма документа.

1.  Изучите документы 17 в., определите вид документа, автора, адресат, дату. Назовите особенности внешнего оформления документа 16-17 вв.

2.  Как определить время составления документа? Назовите особенности обозначения даты документа 16-17 вв.

3.  Как удостоверялись документы этого периода? Выпишите из Генерального регламента.

4.  Изучите документ 18 века. Назовите особенности формы документа.

5.  Какие требования предъявлялись к оформлению протокола по Генеральному регламенту 1720 г.?

6.  В чем проявилась тенденция к унификации документов?

7.  Изучите и выпишите виды документов, установленные Генеральным регламентом.

8.  Рассмотрите формы письмоводства, приложенные к Общему учреждению министерств 1811 г., укажите виды документов, состав реквизитов бланков.

9.  Изучите документ 19 в., проанализируйте его бланк, опишите порядок его адресования и подписания, дату составления, виды отметок.

Занятие 6. Современные требования к формуляру документов.

1.  Изучите нормативно-методические документы по ДОУ и выявите виды организационно-распорядительных документов.

2.  Изучите ГОСТ 6.30-2003, реквизиты и требования к их оформлению

3.  Выучите реквизиты ГОСТ 6.30-2003.

Занятие 8. Требования к тексту документа.

1.  Дайте определение понятия «текст документа» при различных способах документирования.

2.  Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов.

3.  Перечислите основные требования к тексту документа.

4.  Определите назначение заголовка, приложения к тексту, их место в формуляре документа и порядок оформления.

5.  Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Занятие 8. Системы документации.

1.  Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

2.  Перечислите виды организационно-распорядительных доку­ментов, которые издаются в органах управления.

3.  Определите, в чем заключаются общие требования к унифи­кации документов.

4.  Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

5.  Альбомы форм унифицированных документов.

Занятие 9. Определение ценности документов, сформированных в «Дело№1».

Занятие 10. Архивное хранение документов и дел (экскурсия).

Деловая игра «Организуй свое предприятие» является активным методом обучения, преследующим цель ускоренного освоения на практике сферы профессиональной деятельности документоведа. Деловая игра рассчитана на 14 аудиторных часов. В ходе деловой игры студенты должны подготовить следующие документы:

Занятие1. Современные требования к составлению бланков.

Занятие 2. Оформление документации по созданию предприятия.

1.  Заявление на государственную регистрацию.

2.  Протокол №1 собрания трудового коллектива о создании.

3.  Титульный лист устава. Цели и основные направления деятельности предприятия.

Занятие 3. Оформление документации по организационно-распорядительному регулированию деятельности предприятия.

1.  Должностная инструкция помощника руководителя.

2.  Штатное расписание.

3.  Положение о структурном подразделении (ДОУ).

Занятие 4. Оформление документации по распорядительной деятельности.

1.  Приказ О введении Инструкции по делопроизводству.

2.  Указание Об усилении контроля за качеством проектной документации.

3.  Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности.

4.  Выписку из постановления.

Занятие 5. Оформление документации по личному составу.

1.  Заявление о приеме на работу.

2.  Приказ о приеме на работу.

3.  Выписку из протокола о поощрении работника.

4.  Трудовой контракт.

Занятие 6. Оформление информационно-справочной документации предприятия.

1.  Телефонограмма.

2.  Акт по вопросам основной деятельности.

3.  Справка по вопросам основной деятельности.

4.  Докладная записка.

Занятие 7. Оформление деловой переписки предприятия.

1.  Рекламно-информационное письмо.

2.  Письмо-запрос.

3.  Письмо-ответ.

4.  Гарантийное письмо.

Обзор рекомендуемой основной учебной литературы

В курсе «Документоведение» изучаются вопросы теории и практики документирования. В ходе обучения необходимо освоить основополагающие понятия, изучить функции и признаки документов, способы документирования, которые наиболее полно представлены в учебнике: Ларьков . Ч. 1. – Томск: ТГУ, 2000.

Весь комплекс теоретических, методических и организационно-практических проблем рассмотрен в учебнике: Кушнаренко : Учебник. – Киев, 2004.

Нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, вопросы документирования рассмотрены в учебнике: Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. . – М., 2001. Рекомендовано Министерством образования в качестве учебника для студентов вузов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и ДОУ».

В изучаемом курсе студент должен научиться практике документирования. Для этого необходимо обратиться к учебнику: Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. ред. проф. . – М: МЦФЭР., 2004.

Контрольные вопросы для самопроверки знаний

1.  Документ и его место в системе управления.

2.  Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.

3.  Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в.

4.  Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

5.  Законодательные акты об обязательности документирования информации.

6.  Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

7.  Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.

8.  Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

9.  Понятие «информация» и его развитие.

10.  Понятие «документ» и его трансформация.

11.  Связь информации и документа.

12.  Понятие «электронный документ».

13.  Общие функции документа.

14.  Частные функции документа.

15.  Полифункциональность документа.

16.  Способы документирования и их развитие.

17.  Текстовое документирование и этапы его развития.

18.  Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.

19.  Логограммы. Использование логограмм сегодня.

20.  Стенография, этапы развития.

21.  Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.

22.  Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.

23.  Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.

24.  Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.

25.  Современные способы документирования с использованием новых технологий.

26.  Материал для документирования. Его развитие.

27.  Изобретение бумаги, ее достоинства. ГОСТ 9327-60.

28.  Оригинальность документа.

29.  Виды копий. Порядок удостоверений копий.

30.  Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

31.  Развитие формуляра документа в XVI – XVII вв.

32.  Формуляр документа XVIII в.

33.  Формуляр текстового документа XIX – начала XX в.

34.  Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

35.  Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине XX в.

36.  ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

37.  Требования к конструированию бланков. Виды бланков.

38.  Реквизит «эмблема организации», требования к нему.

39.  Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.

40.  Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.

41.  Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

42.  Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

43.  Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

44.  Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Где он проставляется?

45.  Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

46.  Порядок утверждения документов, виды утверждения.

47.  Порядок подписания документов.

48.  Печать как реквизит документа. Виды печатей. На каких документах проставляется гербовая печать?

49.  Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов удостоверяющих документ.

50.  Отметки на документе, их значение и оформление.

51.  Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

52.  Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.

53.  Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

54.  Унификация текста документа.

55.  Трафаретные тексты. Методика разработки.

56.  Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

57.  Общие требования к тексту документа.

58.  Порядок изложения текста документа.

59.  Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

60.  Лингвистические особенности текстов служебных документов.

61.  Понятие «системы документации», развитие систем.

62.  Понятие «унифицированные системы документации».

63.  Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.

64.  Разработка и ведение Табеля форм документов.

65.  Альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов.

66.  Назначение, определение и состав УСОРД.

67.  Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ.

68.  Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.

69.  Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

70.  Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению.

71.  Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию.

72.  Требования к составлению и оформлению приказов.

73.  Особенности составления и оформления приказов по личному составу.

74.  Требования к оформлению кадровой документации.

75.  Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

76.  Разновидности объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), требования, предъявляемые к ним.

77.  Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).

78.  Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

79.  Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем.

80.  Языковой стандарт делового письма.

81.  Требования к составлению и оформлению телеграмм.

82.  Особенности формуляра телефонограммы, область их применения.

83.  Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.

84.  История формирования Архивной службы России.

85.  Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов.

86.  Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Их различие.

87.  Сложные комплексы. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов.

88.  Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов.

89.  Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы.

90.  Принципы, критерии экспертизы ценности документов.

Тематика курсовых работ

1.  Документоведение как научная дисциплина: формирование, предмет, методы, содержание и взаимосвязь с другими дисциплинами.

2.  Роль «документа» в современном обществе (функции документа).

3.  Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ».

4.  Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.

5.  Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе.

6.  Свойства документа (документная информация: емкость, полнота, достоверность, своевременность и объективность).

7.  Способы и особенности документирования.

8.  Текстовое документирование: развитие, назначение и область применения.

9.  Фото - и кинодокументирование: назначение и область применения.

10.  Техническое документирование: значение и виды документов.

11.  Фонодокументирование: возникновение, развитие и область применения.

12.  Признаки документа.

13.  Возникновение и развитие систем документации.

14.  Унифицированные системы документации.

15.  Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).

16.  Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.

17.  Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.

18.  Юридическая сила – основное свойство служебного документа.

19.  Использование новых, современных технологий в документировании деятельности организации, предприятия, фирмы.

20.  Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.

21.  Правовое регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов “Государственный герб Российской Федерации”, “Герб субъекта Российской Федерации”.

22.  Регламентация процессов документирования.

23.  Правовое регулирование архивного дела в России. (ФЗ от 01.01.01г. «Об архивном деле в РФ»)

24.  Правовое регулирование документирования кадровой деятельности.

25.  Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений.

26.  Правое регулирование документирования деятельности некоммерческих организаций.

27.  Правовое регулирование документирования деятельности коммерческих организаций.

28.  Правовое регулирование документирования деятельности обществ с ограниченной ответственностью.

29.  Правовое регулирование документирования деятельности акционерных обществ.

30.  Правовое регулирование документирования деятельности государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Список источников и литературы

Основная литература

1.  Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ. ред. проф. . – М: МЦФЭР., 2004.

2.  Кушнаренко : Учебник. – Киев, 2001.

3.  Ларьков . Ч. 1. – Томск: ТГУ, 2000.

4.  Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. . – М., 2001.

Дополнительная литература

1.  Алексенцев делопроизводства. - М., 2003.

2.  Андреева . Практическое пособие. - М., 2003.

3.  Демин : подготовка служебных документов. - СПб., 2004.

4.  , Кузнецова документа: Учебное пособие. – М.: МГИАИ, 1986.

5.  , , Лившиц . Документ и системы документации: Учебное пособие. - М., 1977.

6.  , Аксенов делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2004.

7.  , Илюшенко документоведения: Учебное пособие. – М.: МГИАИ, 1988.

8.  Кузнецова в бухгалтерии. - М., 1999.

9.  , , Цветкова управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.

10.  Митрофанова делопроизводство в коммерческой организации. – М., 2004.

11.  Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М., 2004.

12.  , Булавина и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.

13.  , Усманова предприятия. - М., 2002.

14.  Рогожин : документирование трудовой деятельности. - СПб., 2004

15.  Спивак . - СПб., 2003.

16.  Стенюков . Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.

17.  , Янковая оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2004.

Дополнительная литература

к разделу 1. Назначение курса, источники и литература

1.  Емышева регламент – начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства // Делопроизводство. 2003. №1.

2.  Емышева о рангах и развитие системы государственного делопроизводства // Делопроизводство. 2004. №4.

3.  Ермолаева и соглашения органов государственной власти субъектов Федерации как разновидность нормативных документов // Делопроизводство. 2003. №3.

4.  Кузнецова документа // Секретарское дело. 2004. №12.

5.  Козлов «Об Архивном деле в РФ» // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. №1.

6.  Документоведение: вчера, сегодня, завтра // Служба кадров. 2002. №5.

7.  Кукарина понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись" в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1.

8.  К вопросу о разработке концепции ФЗ "О документационном обеспечении управления" // Делопроизводство. 2001. № 2.

9.  Миронов комментарий к Трудовому кодексу РФ // Секретарское дело. 2002. № 3.

10.  Надершина документирования деятельности акционерных обществ в законе "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об акционерных обществах" (N 120-ФЗ от 01.01.2001 г.) // Секретарское дело. 2002. № 4.

11.  Надершина документирования деятельности хозяйственных товариществ в современном российском законодательстве // Секретарское дело. 2002. № 2.

12.  Надершина обеспечение государственной регистрации коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в современном законодательстве и нормативных актах // Секретарское дело. 2003. № 11.

13.  Надершина обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве // Секретарское дело. 2001. № 2.

14.  Надершина и дополнения к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров// Секретарское дело. 2003. №4.

15.  Надершина обеспечение документирования деятельности кредитных организаций в подзаконных актах РФ // Делопроизводство. 2003. № 4.

16.  Надершина регулирование документационного обеспечения управления унитарного предприятия // Делопроизводство. 2003. № 2.

17.  Надершина регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. 2003. № 3-4.

18.  Надершина документирования кредитных организаций в федеральном законодательстве // Секретарское дело. 2003. № 5.

19.  Сафиуллина как ведущий носитель смысла в социально-коммуникативных процессах // Делопроизводство. 2004. №1.

20.  Сокова и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. №4.

21.  Сокова воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики // Делопроизводство. 2002. № 2.

22.  Сокова управления качеством и система документации // Служба кадров. 2003. № 8.

23.  Станюков цифровая подпись // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 6.

24.  Тихонов -правовая база электронного документооборота в России: законодательные инициативы и задачи на перспективу // Делопроизводство. 2002. № 3.

25.  , Смирнов процедуры регистрации и начала деятельности индивидуального частного предпринимателя// Секретарское дело. 2003. № 2.

26.  Чуковенков база делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №1-2.

Дополнительная литература

к разделу 2. Документ, его функции и способы документирования

1.  Виноградова грамоты: вопросы документолога // Делопроизводство. 2004. №1.

2.  Кузнецова и орудие письма // Секретарское дело. 2004. №10.

3.  Кузнецова создания документов (документирование) и их развитие // Секретарское дело. 2004. №8-9.

4.  Кузнецова , кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело. 2004. №11.

5.  Плешкевич институт документирования информации: истоки зарождения // Делопроизводство. 2004. №1.

6.  Плешкевич и развитие института документирования в Древнем Египте // Делопроизводство. 2004. №2.

7.  Семилетов как продукт технологического процесса документирования // Делопроизводство. 2002. № 3.

8.  Столяров носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. 2003. № 3.

Дополнительная литература к разделу 3. Признаки документа

1.  Кузнецова и копии документов // Секретарское дело. 2003. № 10.

2.  Пащенко проанализировать документ // Секретарское дело. 2001. № 3.

3.  Пащенко печати на документе. Как проверить его подлинность? // Секретарское дело. 2002. №4

4.  Семилетов и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы к их классификации // Делопроизводство. 2003. № 1-2.

5.  А если это фальшивка // Служба кадров. 2002. № 9.

Дополнительная литература к разделу 4. Структура документа

1.  Зайцев и стиль служебных документов // Секретарское дело. 2003. №1

2.  Красавин формы документов: плюсы и минусы // Служба кадров. 2002. № 1.

3.  Сокова в оформлении документов. // Служба кадров. 2003. № 9.

4.  , Сокова служебных документов (Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003) М., 2003.

5.  Румянцева : правила оформления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №1

6.  Санкина оформления реквизитов в документах // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 1.

7.  Сокова оформить документ // Служба кадров. 2003. № 5.

8.  Сокова печати: использование при оформлении документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 2.

9.  Станкин делового документа // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004. № 2.

Дополнительная литература к разделу 5. Системы документации

1.  Андреева и оформление управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера 2003. № 1. (www. *****)

2.  Вялова дел. Порядок составления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. №5.

3.  Костомаров и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело.2003. № 10-11.

4.  Костомаров язык описания данных // Делопроизводство. 2002. № 2.

5.  Пшенко документации в организации // Секретарское дело.2004. №3-4.

6.  Саков работ по общероссийским классификаторам // Делопроизводство. 2003. № 4.

7.  Об использовании кодов ОКПО, ОКУД, ОКУГУ при оформлении организационно-распорядительных документов // Секретарское дело. 2000. № 4.

8.  Сокова вида в документоведении (Документная систематика) // Делопроизводство. 2002. № 3.

9.  Сокова управления качеством и система документации // Служба кадров. 2003. № 8.

10.  Янковая форм документов, применяемых в деятельности организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 3.

11.  Янковая форм документов организации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 5.

Дополнительная литература к разделу 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы

1.  Басаков правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие. – М., 2003.

2.  Басаков правильно подготовить и оформить деловое письмо. М., 2003.

3.  Бельдова о структурном подразделении и должностная инструкция: ошибки в оформлении и содержании // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 3-4.

4.  Борискин документационного обеспечения кадровой работы // Бюллетень Министерства юстиции РФ. 2004. №6(78).

5.  Быкова письмо // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 2-7.

6.  Дёмин : подготовка служебных документов. СПб., 2003.

7.  Должностная инструкция // Служба кадров. 2002. № 8.

8.  Емышова записка: советы по составлению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 4.

9.  Емышова : советы по составлению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 6.

10.  Илюшенко документы и их значение в регулировании управленческой деятельности // Делопроизводство. 2003. № 3.

11.  Кирсанова переписка. М., 2001.

12.  Кирсанова работы с документами по личному составу. М., 2003.

13.  Колтунова письмо: что нужно знать составителю. М., 1999.

14.  Кузнецова документы // Секретарское дело. 2003. № 11.

15.  Кузнецова о Трудовом кодексе РФ // Секретарское дело. 2002. № 4.

16.  Кузнецова формы кадровых документов // Секретарское дело. 2004. №5.

17.  Кузнецова в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству // Секретарское дело. 2003. № 5.

18.  Кузнецова и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря // Секретарское дело. 2003. № 9.

19.  , Лосев документация. М., 1985.

20.  Лагутина письмо. СПб., 2003.

21.  , Сокова служебных документов (Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003) М., 2003.

22.  Румянцева -отказ // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 5.

23.  Паневчик письмо. Мн., 2000.

24.  Пензин . Документ и системы документации. Екатеринбург, 2003.

25.  Постовалова по основной деятельности // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 7.

26.  Постовалова приказа о приеме на работу // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №8. (www. *****)

27.  Постовалова должен знать секретарь о трудовом договоре // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №6 (www. *****)

28.  Постовалова актов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 10.

29.  Правовые формы организаций: образцы учредительных документов. , М., 2002.

30.  Пшенко оформления наиболее распространенных видов документов (протокол, акт, докладная записка и т. д.) // Секретарское дело. 2003. № 4-5.

31.  Санкина – основания к приказам по личному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 5-7.

32.  Санкина : правила составления и оформления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 9.

33.  Сокова развития правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. 2004. №2.

34.  Сокова в системе управленческих документов // Делопроизводство. 2003. № 2.

35.  Сокова печати: использование при оформлении документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 2.

36.  Стенюков документа: требования к оформлению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 1.

37.  Топчиева и объяснительные записки в работе секретаря-референта // Секретарское дело. 2002. №3.

38.  Труханович по кадровому делопроизводству. М., 2003.

39.  Труханович словарь-справочник кадровика. М., 2003.

40.  Труханович трудового договора. Прием на работу. М., 2003.

41.  Янковая приказа (распоряжения по основной деятельности) // Секретарское дело. 2001. № 1.

42.  Янковая -справочные документы // Секретарское дело.2003. № 1.

Дополнительная литература

к разделу 7. Совершенствование документационных процессов

1.  О проблемах информационного права в области документирования и документооборота // Делопроизводство. 2002. № 2.

2.  Быкова порядок регистрации акционерных обществ – новые документы // Секретарское дело. 2003. № 7-8.

3.  Демушкин к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Справочник кадровика. 2001. № 4.

4.  Еремченко Федеративный закон («О документационном обеспечении управлении») // Служба кадров. 2002. № 1.

5.  Кузнецов «Дело-2003» // Секретарское дело. 2003. №12.

6.  Кузнецов возможности при создании электронного архива // Делопроизводство. 2002. №4.

7.  , Рысков стандарт по управлению деловой документацией ИСО // Делопроизводство. 2003. № 3.

8.  Пашков современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. №6. (www. *****)

Дополнительная литература

к разделу 8. Научно-историческая и практическая ценность документа

1.  Альбрехт и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. 2004. №10.

2.  Альбрехт дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. 2004. №4.

3.  Альбрехт архива фирмы // Секретарское дело. 2004. №11.

4.  Афанасьева технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 2004. №12.

5.  Кузнецова о порядке и сроках хранения документов акционерного общества // Секретарское дело. 2004. №1.

Дополнительная литература к разделу 9. Комплексы документов

1.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: использование архивных документов // Секретарское дело. 2002. №4, 2003. №1.

2.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: путеводители // Секретарское дело. 2002. №3.

3.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: обзоры // Секретарское дело. 2002. №2.

4.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело. 2002. №1.

5.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения // Секретарское дело. 2003. №4-5-6.

6.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: организация работы архива // Секретарское дело. 2003. №7-8.

7.  , , Осичкина аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. №11-12.

8.  , , Осичкина к архивным документам // Секретарское дело. 2003. №2.

9.  , , Осичкина фонд РФ: организация документов по архивам // Делопроизводство. 2002. №2.

10.  , , Осичкина – важнейший архивный источник // Делопроизводство. 2004. №2-3.

11.  Альбрехт и практические вопросы деятельности архива юридического лица // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. №2. (www. *****)

12.  Митченко структура государственного и муниципального управления документацией в РФ // Делопроизводство. 2004. №2.

Список нормативных документов, государственных стандартов.

1.  Конституция РФ, 1993 г.

2.  Гражданский кодекс РФ. Ч. 1, 2 и 3.

3.  Трудовой кодекс РФ 2001 г.

4.  Кодекс РФ об административных правонарушениях, 2002 г.

5.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «Об обязательном экземпляре документов» // СЗ РФ. 1995. № 1. Ст. 1.

6.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, № 15, 15.01.2003.

7.  ФЗ РФ от 4 июля 1996 года «Об участии в международном информационном обмене».

8.  ФЗ РФ от 01.01.01 года № 000-1 «О языках народов РФ» //СЗ РФ, 1998, № 31, ст. 3804; 2002, № 50, ст. 4926.

9.  ФЗ РФ от 01.01.01 года № 000-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» // СЗ РФ, 2001, № 1(ч.1), ст. 2; № 53(ч.1), ст. 5030; 2002, № 52(ч.1), ст.5132.

10.  ФЗ РФ от 01.01.01 года № 000-1 «О государственной тайне» // Российская газета, 28.12.2002.

11.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета, 12.01.2002.

12.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «О связи», от 06.01.99 , от 17.07.99 // СЗ РФ, № 2, 1999, ст. 235; № 29, ст. 3697.

13.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «О Государственном гербе РФ».

14.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «Об Архивном деле в РФ»

15.  ФЗ РФ от 01.01.01 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

16.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «О техническом регулировании».

17.  ФЗ РФ от 01.01.01 года «О бухгалтерском учете».

18.  Указ Президента РФ от 01.01.01 года № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

19.  Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 000 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // СЗ РФ, 1997, № 10, ст. 1127.

20.  Указ Президента РФ от 01.01.01 г. «Об утверждении Положения о Государственном гербе РФ». С изм. от 01.01.01 г.

21.  Постановление Правительства РФ от 01.01.2001, № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну». В ред. //СЗ РФ, 2002, № 41, ст. 3983.

22.  Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 года № 000 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

23.  Постановление Правительства РФ от 01.01.01 года № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображение Государственного герба РФ». В ред. // СЗ РФ, 2001, № 24, ст. 2461.

24.  Постановление Правительства РФ от 01.01.01 года № 000 «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». С изм. и доп. от 01.01.01 г.

25.  Постановление Правительства РФ «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования ЭЦП» // РГ 30.06.2003, № 6.

26.  Постановление Правительства РФ «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

27.  Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ».

28.  Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.

29.  Основные правила работы государственных архивов. Утверждены приказом Росархива от 01.01.2001, № 000. – М.: Росархив, 2002.

30.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М., 1991.

31.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива .

32.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000.

33.  Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства РФ. – М.: Росархив, 1998.

34.  Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. – М.: Росархив, 1995.

35.  Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.

36.  ГОСТ . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

37.  ГОСТ . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

38.  ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

39.  ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Госстандарт СССР, 1984.

40.  ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Госстандарт СССР, 1987.

41.  ГОСТ Р Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Основные положения, форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2001.

42.  ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов. Утв. Пост. Госстандарта России от 01.01.2001 .

43.  ОКПДТР (ОК 016-94) – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 01.01.2001, № 000.

44.  ОКУД (ОК 011-93) – Общероссийский классификатор управленческой документации. 30.12.1993, № 000.

45.  ОКПО (ОК 007-93) - Общероссийский классификатор предприятий и организаций.

46.  ОКОГУ (ОК 006-93) - Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

47.  ОКВЭД (ОК ) – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности. Дата введения 1 января 2003.

48.  Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 1998.

49.  Судебник 1550 г.

50.  Соборное уложение 1649 г.

51.  Генеральный регламент. 1720 г.

52.  Учреждение для управления губерний. 1775 г.

53.  Общее учреждение министерств. 1811 г.

Словарь основных терминов

Архив - организация или ее структурное подразделение, осущест­вляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Документирование - это процесс создания и оформления документа.

Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р ); информация, записанная любым способом на любом материале, издания или полученная любым физическим или юридическим лицам, в любой организации для использования в своей деятельности.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом

Машиночитаемый текст — документ, использование которо­го требует применения специально предназначенных технических средств.

Нормативные документы — документы, в которых устанав­ливаются какие-либо правила, нормы.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закреп­ления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фик­сируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри­ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работ с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Официальные документы — документы, составленные учреж­дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержа­щаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Реквизит документа — обязательный информационный эле­мент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письмен­ного документа; обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис­хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ ).

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива­ющий требования к группам однородной продукции и в необходи­мых случаях требования к конкретной продукции, правила, обес­печивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по еди­ным правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, ад­рес, дата, заголовок, содержание и т. п.).

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действу­ющим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­мления.